Duża rotacja pracowników to wyzwanie, z jakim mierzą się pracodawcy nie tylko w dobie pandemii. Jak się okazuje, pracownicy poszukują ofert pracy, które oprócz wysokiego wynagrodzenia pozwolą na zaspokojenie potrzeb najwyższego rzędu. Groźba utraty najlepszych pracowników wymusza poszukiwania nowych i skutecznych sposobów na walkę z rotacją pracowników i zapobieganiem jej. Stąd wniosek, że firmy potrzebują skutecznych narzędzi w walce z nadmierną rotacją pracowników. Jednym z nich jest odpowiedni system benefitowy.
Co to jest rotacja pracowników?
Rotacja pracowników oznacza odejście zatrudnionych z pracy w określonym czasie z różnych powodów. Mierzenie poziomu rotacji personelu pozwala określić, czy przedsiębiorstwo właściwie funkcjonuje. Zbyt wysoka rotacja pracowników powinna sygnalizować, że w firmie zachodzą niekorzystne dla jej działania zjawiska. Fluktuacja pociąga za sobą różne konsekwencje, poczynając od kosztów po braki w zespołach.
Z uwagi na to oraz liczne czynniki, które wpływają na poziom rotacji, do pracodawcy należy monitorowanie nastrojów pracowników. Wśród szeregu działań, jakie można i należy podjąć, aby przeciwdziałać nadmiernej rotacji, kluczowy okazuje się odpowiedni system benefitowy składający się z dodatkowych świadczeń, które pracownik otrzymuje w miejscu pracy.
Rodzaje rotacji pracowniczej
Powody opuszczenia przedsiębiorstwa przez pracowników mogą być różne, tak samo, jak konsekwencje, które ponosi pracodawca. Wyróżnia się dwa główne rodzaje rotacji pracowniczej — dobrowolną i niedobrowolną. W przypadku tej pierwszej, to pracownicy decydują o odejściu z firmy. Odejścia niedobrowolne, określane także wymuszonymi inicjowane są przez pracodawcę z różnych motywacji – najczęściej jednak, powodem zwolnienia pracownika jest niezadowolenie z efektów jego pracy lub zmiany w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. O ile w tym przypadku pracodawca ma pewną kontrolę, to w sytuacji, kiedy to pracownik podejmuje decyzję o odejściu, trudniej jest ją odpowiednio wcześniej przewidzieć i wyeliminować. Rotacja dobrowolna i wymuszona stanowią rotację całkowitą.
Warto zwrócić uwagę na to, że odejścia dobrowolne mogą nieść za sobą zarówno pozytywne, jak i negatywne skutki. Pracownicy, którzy nie generowali dużych zysków dla firmy i byli raczej przeciętnie wydajni, będą łatwi do zastąpienia. W znacznie trudniejszej sytuacji będzie pracodawca, który straci cennego pracownika, zabierającego ze sobą zdobywane latami doświadczenie i wiedzę.
Aby niwelować ryzyko dużej rotacji wśród pracowników, tworząc odpowiedni system benefitowy należy mieć na uwadze jeszcze jeden podział. Wyróżnia się odejścia pracowników możliwe i niemożliwe do uniknięcia. Pierwszy typ określa powody, na które pracodawca ma wpływ, np. tworzenie przyjaznego środowiska pracy, dobór odpowiednich benefitów dla pracowników czy właściwy sposób zarządzania zespołem. Rotacja niemożliwa do uniknięcia wynika z przyczyn niezależnych od pracodawcy, które często dotyczą życia prywatnego pracownika. Wśród powodów można wymienić tu np. chorobę, przeprowadzkę czy zaproponowanie lepszych warunków pracy przez innego pracodawcę, które to warunki w obecnym miejscu pracy byłyby niemożliwe do spełnienia.
Jak obliczyć wskaźnik rotacji pracowników?
Wskaźnik rotacji pracowników ukazuje stosunek liczby pracowników, którzy w ciągu roku opuścili przedsiębiorstwo do średniej rocznej liczby pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwie. Wynik najczęściej jest podawany w ujęciu procentowym. Można obliczać wcześniej omówione rodzaje rotacji pracowników — dobrowolną, wymuszoną i całkowitą. Z uwagi na to, że odejścia dobrowolne są trudniejsze w przewidzeniu i wyeliminowaniu, to właśnie ten rodzaj jest najczęściej poddawany badaniu. Rotacja jest zmienna, więc wyciągnięcie wniosków na podstawie odchyleń czy podobieństw powinno być analizowane na dłuższych odcinkach czasowych — kwartalnych lub rocznych. Aby wyliczyć podstawowy wskaźnik rotacji pracowników w ujęciu rocznym, należy skorzystać ze wzoru:
roczny wskaźnik rotacji pracowników =((liczba pracowników, którzy odeszli z firmy/((początkowa + końcowa liczba pracowników) /2)))* 100%
Dobrą praktyką, która pozwoli Ci wyciągnąć pewne wnioski jest porównanie wskaźnika rotacji ze średnią występującą w Twojej branży lub analizowanie wyników na przestrzeni kilku lat w różnych okresach. Jeśli wskaźnik rotacji w Waszej firmie jest wyższy od porównywanych, to może być sygnał, że działania kierownika nie przynoszą pożądanych efektów lub obowiązujący system benefitowy jest mało skuteczny.
Duża rotacja pracowników – co może być tego przyczyną?
Jeśli zastanawiasz się nad przyczynami nadmiernej rotacji pracowników w Twojej firmie, zadaj sobie dwa podstawowe pytania: Kto? Kiedy? Analizując przyczyny rotacji pracowników musisz wziąć pod uwagę, kim są pracownicy którzy odchodzą. Jaki mają staż na danym stanowisku? Nowi pracownicy mogą się okazać źródłem wielu korzyści. Jednak jeśli z firmy odchodzą ludzie doświadczeni, którzy do tej pory generowali zyski, warto dociekać, co było tego powodem.
Istotnych informacji dostarczy także odpowiedź na pytanie: Kiedy pracownicy opuszczają Twoją firmę? Krótki staż pracy osób, które zdecydowały się na odejście, może świadczyć o tym, że po prostu nie pasowały do danego stanowiska lub proces onboardingu wymaga poprawek.
Jeśli już wiesz kto i kiedy odchodzi z pracy, na pewno łatwiej będzie Ci zdiagnozować obszary, nad którymi warto popracować. Z obserwacji rynku wynika, że coraz więcej pracowników przechodzi do konkurencji. Dużą otwartość na zmiany w życiu zawodowym wykazują zarówno przedstawiciele Generacji Z, jak i osoby powyżej 45. roku życia. Z badań Grupy Progress wynika, że 56% osób biorących udział w rekrutacji szuka pracy w momencie, gdy są jeszcze zatrudnieni w innej firmie. Wśród powodów odejścia z firmy najczęściej wymieniane są:
wynagrodzenie zasadnicze niezgodne z oczekiwaniami,
brak możliwości rozwoju,
nieodpowiednia atmosfera,
nieatrakcyjne warunki zatrudnienia.
Dużą rolę w podjęciu decyzji o zmianie pracy odgrywa tzw. wartość dodana dla pracownika (z ang. employee value proposition), w skrócie EVP. Ostatnie badania pokazują, że w 2021 roku najprawdopodobniej nastąpi zmiana podejścia do EVP jako konstruktu globalnego i parasolowego dla całej firmy. Nastąpi przejście do spersonalizowanej komunikacji EVP w oparciu o rolę pracownika w firmie czy jego wiek. Aby temu sprostać należy zadbać o konstrukcję systemu motywacyjnego w oparciu o potrzeby pracowników. Jak się okazuje, nieskuteczny system benefitowy jest jedną z istotnych przyczyn dużej rotacji pracowników. W kontekście EVP stworzenie efektywnego systemu benefitowego powinno się opierać o badanie potrzeb pracowników na jak najgłębszym poziomie.
Jak zmniejszyć rotację pracowników?
Aby zmniejszyć i co ważne, przeciwdziałać nadmiernej rotacji pracowników, skup się na trzech podstawowych krokach:
Przyjrzyj się procesowi rekrutacji.
Podczas selekcji kandydatów wybierz tych, których kwalifikacje i doświadczenie są właściwe na dane stanowisko. Zweryfikuj, czy dana osoba będzie pasowała do zespołu i zastanów się, czy pasuje do kultury organizacyjnej firmy. Dowiedz się, czy potencjalny pracownik rozumie zakres swoich obowiązków i będzie w stanie im sprostać.
Zadbaj o odpowiednią adaptację pracownika.
Nowa osoba powinna otrzymać stosowne wsparcie od doświadczonych pracowników. Korzystając z dostępnych na rynku rozwiązań, zapewnij pracownikowi przyjazne środowisko pracy.
Monitoruj poziom satysfakcji z pracy.
Aby badania zadowolenia pracowników z pracy miały sens, należy je przeprowadzać cyklicznie. Pozwolą one na zidentyfikowanie przyczyn niezadowolenia i wskażą obszary, które wymagają działań naprawczych. Do przeprowadzania badania możesz wykorzystać takie narzędzia jak kwestionariusz ankietowy lub wywiad bezpośredni z pracownikiem.
W całym procesie zarządzania zasobami ludzkimi ważne jest, aby mieć na uwadze przyczyny rotacji pracowników i przeciwdziałać im. Jeśli wiesz, że możesz zbudować przewagę proponując konkurencyjne wynagrodzenie, stworzyć skuteczny system benefitowy oparty o potrzeby pracowników czy pozwolić sobie na cykliczne szkolenia działu HR, wykorzystaj te możliwości. Oprócz tego, pamiętaj aby tworzyć sprzyjające pracy i rozwojowi środowisko pracy. Wyznaczaj zrozumiałe dla każdego ścieżki kariery. Doceniaj pracowników, chwal ich wyniki – również na forum. Pamiętaj, że przykład idzie z góry, dlatego zadbaj o dobór odpowiedniej kadry kierowniczej, szczególnie takiej, która będzie miała wysokie kompetencje interpersonalne.
Skuteczny system benefitowy, czyli jaki?
System benefitowy to zbiór świadczeń, jakie może otrzymać pracownik za wykonaną pracę. Nowoczesne przedsiębiorstwa w dobie dynamicznych zmian również powinny dostosowywać swoje systemy benefitowe do zmiennych potrzeb pracowników.
Liczne badania pokazują, że pracownicy oprócz adekwatnego do wysiłku wynagrodzenia oczekują emocji i przeżyć, które je zagwarantują. Trafnym rozwiązaniem w tym przypadku jest wyposażenie systemu benefitowego w atrakcje, które zapewnią rozwój na wielu płaszczyznach. Mając na myśli rozwój, nie myśli się tylko o możliwościach zawodowych, ale przede wszystkim o rozwoju swoich pasji. Wśród popularnych benefitów znajdziesz m.in. kurs baristyczny, szkolenie barmańskie, kurs gry na instrumencie muzycznym czy kursy językowe. Coraz większym zainteresowaniem cieszą się vouchery na wycieczki, pakiety spa czy vouchery na kurs nurkowania, a nawet te ekstremalne, jak lot motoparalotnią czy skok ze spadochronem. Tworząc system benefitowy należy wziąć pod uwagę, m.in. specyfikę zespołu czy grupy wiekowe. Należy stworzyć taki pakiet benefitów, który będzie odpowiadał potrzebom każdego z pracowników.
Ile kosztuje rotacja pracowników?
Jak wcześniej wspomnieliśmy, rotacja pracowników może nieść za sobą negatywne i przede wszystkim kosztowne konsekwencje.
Na koszty rotacji pracownika składają się koszty jego odejścia, zastąpienia oraz koszty przeszkolenia i wdrożenia pracownika przyjętego na jego miejsce.
Warto zwrócić także uwagę na koszty poniesione przez pracodawcę zanim pracownik odejdzie. Choć nie wszystkie mają wymiar finansowy, można do nich zaliczyć:
czas i stres zarówno pracownika, jak i pracodawcy spowodowany rozmowami o zmianie pracy,
ryzyko negatywnego wpływu na pozostałych na wieść o odejściu z pracy dotychczasowego współpracownika,
możliwy spadek zaangażowania i jakości wykonywanej pracy.
Do kosztów odejścia zalicza się głównie koszty administracyjne oraz koszty odpraw pieniężnych zwalnianych lub odchodzących pracowników.
Koszty zastąpienia, czyli poszukiwań nowego pracownika to wydatki związane z rekrutacją i selekcją potencjalnych kandydatów. W pojęciu kosztów bierze się pod uwagę także czas potrzebny na rozmowę z kandydatem czy przygotowanie dla niego umowy. Z kolei wydatki poniesione na przeszkolenie i wdrożenie przyjętego pracownika, to wszelkie koszta związane ze szkoleniami, które obejmują przekazanie stosownej wiedzy, a także koszt zakupu indywidualnych pomocy w pracy. Często pomijanym czynnikiem kosztów rotacji jest również spadek produktywności całego zespołu. W związku z rotacją pracowników, zmienia się dynamika w zespole. Zgodnie z teorią formowania się grupy, pozostali pracownicy tracą momentum, które wypracowali w dotychczasowej pracy. To jak szybko uda im się wrócić do poprzedniego stanu, jest zależne w dużej mierze od umiejętności zarządczych kierownika oraz od tego, jak bardzo nowy pracownik wpasuje się w grupę.
Oprócz wymienionych kosztów rotacji pracowniczej wskazać należy także koszty pośrednie, do których zalicza się koszty utraconych możliwości oraz utracone przyszłe przychody, np. wynikające z nieobsadzonych wolnych wakatów. Journal of Accountancy szacuje, że koszt rotacji na jednym stanowisku pracy wynosi średnio od 93% do nawet 200% rocznego wynagrodzenia. W praktyce oznacza to, że bardziej opłacalne jest inwestowanie w działania zmierzające do zatrzymania pracownika w firmie, niż wymiana członków zespołu.
Miej na uwadze, że każde przedsiębiorstwo ma swoją specyfikę i pracowników z odmiennymi potrzebami. Konstruując system benefitowy, który będzie wspierał Twoje działania, nie bój się skorzystać z pomocy doświadczonych ludzi. Liczne rozwiązania pomogą Ci dopasować te właściwe do Twojej firmy.