W dobie obecnego rozwoju technologii coraz więcej firm przenosi swoją działalność do sieci. Dokumenty w chmurze, spotkania on-line czy sprzedaż zdalna to rzeczywistość, jaką zna już wielu pracodawców i ich pracowników. Do stosowania nowych rozwiązań przedsiębiorców zmusiła także sytuacja pandemiczna. Oprócz zdalnych zespołów coraz więcej firm zaczęła wprowadzać zdalny onboarding, czyli wdrażanie pracownika. Jakie działania podjąć, aby skutecznie wdrożyć pracownika? Jak wygląda zdalny onboarding? Tego dowiecie się z tego artykułu.
Czym jest onboarding?
Onboarding to po polsku proces wdrażania nowo przyjętego pracownika do organizacji i oswajanie go z nową rolą. To działania, od których zależy, czy pracownik odnajdzie się w firmie i będzie produktywny. Bowiem, im szybciej pracownik osiągnie samodzielność w organizacji, tym większa szansa, że równie szybko stanie się efektywny. Warto dodać, że pojęcie onboardingu powstało w latach 70. XX wieku, więc jest ono stosunkowo młode i stale się rozwija. Proces ten zaczyna się już na etapie rozmowy rekrutacyjnej i w zależności od specyfiki przedsiębiorstwa, może potrwać kilka miesięcy. Raporty wielu polskich firm donoszą, że onboarding trwa średnio 3 miesiące.
Czego dowiaduje się pracownik w czasie onboardingu?
Jeśli dotąd zapoznawałeś pracownika ze szczątkowymi informacjami na temat funkcjonowania firmy, ponieważ najważniejsze było przedstawienie jego zadań i obowiązków, czas wprowadzić nowe praktyki. Podczas procesu onboardingu pracownik powinien poznać m.in:
kulturę organizacji, wartości i symbole,
strategię organizacji – najważniejsze cele, misję i plany rozwoju,
strukturę organizacyjną,
system motywacyjny i możliwości rozwoju zawodowego,
procedury firmowe i regulaminy,
szczegółowy zakres obowiązków i współpracy z pozostałymi pracownikami.
Przedstawienie powyższych praktyk wpływa na skuteczność wprowadzenia pracownika, czyli adaptacji. Co ważne, pracownicy zwracają uwagę na to, czy zapewnienia o możliwościach rozwoju lub dostępu do określonych świadczeń będą miały pokrycie w rzeczywistości, czy też okażą się pustymi obietnicami. Oczywiście menedżer o wysokich kompetencjach kierowniczych nie powinien dopuszczać się tak nieetycznych zachowań.
Zdalny onboarding pracownika
Zdalny onboarding pracownika polega na wprowadzeniu go do organizacji metodą online. Zdalny proces adaptacyjny powinien być działaniem dobrze przemyślanym przez kierownika. Należy zadbać o wszystkie szczegóły, które pomogą uniknąć u pracownika poczucia chaosu. Z uwagi na to, proces zdalnego onboardingu warto podzielić na kilka etapów i przygotować odpowiednie narzędzia. Przekazywana wiedza powinna być usystematyzowana i dostępna dla pracownika w późniejszym czasie. Bardzo ważną rolę odgrywa postawa kierownika, która powinna być w trakcie procesu zdalnego onboardingu szczególnie ukierunkowana na pracownika i jego potrzeby.
Zdajemy sobie sprawę, że onboarding, zwłaszcza ten zdalny może przysparzać wiele trudności. Dlatego też proponujemy pomoc specjalistów w tej dziedzinie. Jeśli chcesz uniknąć nadmiernej fluktuacji w Twoim zespole i zależy Ci na długotrwałych relacjach z pracownikami, powinieneś zadbać o to, by proces adaptacji w Twojej firmie odbywał się na najwyższym poziomie.
Jak zaplanować zdalny onboarding? Onboarding – przykłady
Aby proces wdrażania pracownika przebiegał pomyślnie, warto się do niego odpowiednio przygotować. Nie będzie złym pomysłem, jeśli zaczniesz od strony technicznej. Upewnij się, że Twój komputer działa bez zarzutu i łącze internetowe również. Kilka dni przed spotkaniem online przygotuj agendę spotkania i prześlij ją do pracownika. Warto poinformować go, z jakiej zdalnej platformy komunikacyjnej będziecie korzystać, aby on także mógł się przygotować.
Dobrym pomysłem na powitanie pracownika i rozpoczęcie zdalnego procesu wdrażania jest wideokonferencja, na której nowo przyjęty pracownik pozna zespół. Zapoznanie go z zespołem i zapewnienie o możliwości komunikowania się, da pracownikowi poczucie, że nie jest odosobniony. Po przedstawieniu współpracowników możesz przejść do szkolenia, które będziesz prowadził osobiście. Aby nie przytłoczyć pracownika nadmiarem informacji, warto przygotować prezentację multimedialną. Badania pokazują, że ta forma prezentacji danych podczas zdalnego onboardingu jest skuteczna, ponieważ pracownik jest w stanie więcej zapamiętać. Warto także wyznaczyć tzw. osobę do kontaktu, możesz to być także Ty. Ważne, aby nowy pracownik w trakcie wdrażania się do nowej rzeczywistości, mógł polegać na kimś, kto ma odpowiednią wiedzę i doświadczenie. Program onboardingowy powinien zawierać poszczególne etapy adaptacji. Zaleca się także, aby następowały one po sobie kolejno, co pozwoli pracownikowi systematycznie zdobywać nową wiedzę i utrwalać tę, którą już posiada.
Dobrą praktyką podczas zdalnego onboardingu (i nie tylko) jest możliwość korzystania z wewnętrznych komunikatorów lub specjalnie przeznaczonych do tego celu platform. Dostępne na rynku aplikacje i komunikatory umożliwiają zdalną realizację wspólnych projektów i gromadzenie danych, do których w każdej chwili można sięgnąć.
O czym jeszcze musisz pamiętać podczas planowania zdalnego onboardingu? Konieczna jest ewaluacja zakończonego procesu. Może to być osobista rozmowa z pracownikiem, podczas której pracownik odpowie na kilka Twoich pytań, które pomogą Ci ocenić, czy odpowiednio się zaadaptował w firmie. Pomocnym narzędziem są także testy i ankiety ewaluacyjne. Pamiętaj, że to krok, którego nie należy pomijać. Bowiem od niego zależeć powinny dalsze losy pracownika, które na pewno wpłyną na funkcjonowanie Twojego zespołu.
Dlaczego zdalny onboarding jest ważny? Korzyści płynące z wprowadzenia onboardingu w firmie
Jak już wcześniej wspomniano, skutecznie przeprowadzony onboarding przyczynia się do szybszego wdrożenia pracownika w zakres jego obowiązków, a co za tym idzie, może pozytywnie wpłynąć na jego produktywność. Najnowsze badania pokazują, że prawidłowo przeprowadzony onboarding pozwala zatrzymać w firmie blisko 91% pracowników na minimum trzy lata. Dzięki mniejszej rotacji pracowników firma może uniknąć niepożądanych kosztów. Przemawia za tym również wynik raportu International Business Report firmy Grand Thornton, według którego 60% polskich dużych i średnich firm notuje problem z rekrutacją odpowiednich pracowników na określone stanowisko pracy. Skuteczny onboarding to nie tylko mniejsza fluktuacja pracowników, ale także pozytywne opinie o firmie i umacnianie jej pozycji wśród konkurencyjnych podmiotów na rynku. Dlatego tak ważne jest, aby zdalny onboarding był procesem przemyślanym i odpowiednio zaplanowanym.