Na ogólne dobro firmy ma wpływ każdy jej pracownik. Pracownik będący indywidualną jednostką z całą gamą cech osobowości, talentami i umiejętnościami. Grupa pracowników tworząca zespół jest niezbędna do funkcjonowania przedsiębiorstwa. Trudno bowiem wyobrazić sobie firmę bez pracowników i stojącego na czele lidera, bo dzięki każdej osobie zatrudnionej w strukturze przedsiębiorstwa - działa ono jak dobrze naoliwiona maszyna.
Budowanie zespołu
Zadanie, jakim jest budowanie zespołu nie należy do najłatwiejszych, a niestety nie ma jednej ogólnej instrukcji usprawniającej ten proces. Zespół składa się z jednostek, a podstawowym elementem koniecznym do uformowania zespołu jest kiełkująca współpraca pomiędzy nimi. Relacje pomiędzy osobami muszą opierać się na zaufaniu, znajomości własnych kompetencji i równego zaangażowania się w powierzone zadanie. Powstały zespół w oparciu o powyższe fundamenty formowania zespołu należy uważać za integralną całość, a nie zbiór indywidualnych osób. Gdy zachodzi wspólnota interesu, zdefiniowany i jasny dla wszystkich cel i wspólna odpowiedzialność za jego osiągnięcie to jest to gwarancja sukcesu. Zastanawiając się, jak budować zespół warto wiedzieć, czym różni się zespół od grupy.
Czym zespół różni się od grupy?
Nie każda grupa jest zespołem, ale każdy zespół jest grupą. Jak to rozumieć? Grupa to przynajmniej dwie osoby, pomiędzy którym zachodzi interakcja w dłuższym okresie czasu, a jednostki w grupie oddziałują na siebie wzajemnie. Jakie różnice wpływają na powstawanie grupy, a jakie na budowanie zespołu pracowników?
Grupy cechuje brak ukierunkowania na realizację wspólnego celu, natomiast członkowie zespołu łączą siły we wspólnym działaniu, kolektywnie dążąc do realizacji zadania. Kolejną różnicą jest wyraźna struktura w zespole z podziałem na role - każdy pracownik w zespole posiada indywidualne cechy i umiejętności, które aktywnie wykorzystuje. Grupy zaś charakteryzują się brakiem ukierunkowania na wspólny cel. Wynika z tego, że budowanie nowego zespołu opiera się na dobieraniu członków na podstawie ich indywidualnych kompetencji, stawiając na funkcjonalne zróżnicowanie.
Reasumując, aby można było uznać grupę za zespół należy wziąć pod uwagę właściwości grupy:
wzajemny wpływ członków na siebie
zaakceptowany przez wszystkich jasny i wspólny cel
wzajemna współpraca
wspólny system wartości i norm;
struktura z podziałem na role i wyznaczony lider
zbiorowa odpowiedzialność i wsparcie
Etapy budowania zespołu
Proces budowania zespołu podzielony jest na etapy i nie może mieć miejsca bez lidera. Na menedżera, do którego należy ważne zadanie, jakim jest budowanie zespołu w firmie, spada duża odpowiedzialność. To właśnie lider jest w bezpośrednim kontakcie z przyszłymi członkami zespołu, napotykając ich oczekiwania. Miks osobowości i doświadczeń osób, które stykają się ze sobą w pracy, przechodzą pewne fazy budowania zespołu.
Popularnym modelem obrazującym etapy budowania zespołu jest model Tuckmana - opracowany przez Bruce'a Tuckmana i Kena Blancharda, którzy próbując wyjaśnić ten proces wyodrębnili 4 etapy:
formowanie (forming)
docieranie (storming)
stabilizacja (norming)
współpraca (performing)
Etap formowania to pierwsze spotkania osób - przebiegające w atmosferze niepewności, z ostrożnym podejściem do pozostałych - i wzajemne poznawanie się. W tej fazie osoby nie wiedzą, czego się spodziewać i nie znają nadrzędnych celów firmy czy jej struktury. Tutaj niezbędna jest rola lidera, który udzieli informacji zwrotnej pracownikom, poszukującym odpowiedzi na to, czego się od nich oczekuje, określi zasady oraz spoi grupę, wspierając i kontrolując zadania.
W etapie drugim, jakim jest etap tzw. “burzy”, pracownicy znają swój obszar kompetencji i wykorzystują go efektywnie w pracy, a także posiadają rozeznanie w misji przedsiębiorstwa. Członkowie zespołu nie potrzebują instruowania w procesie wykonania zadań, za to pojawia się rywalizacja czy pierwsze konflikty. Do menedżera należy załagodzenie sytuacji konfliktowej, aby zapobiec jej eskalacji i w efekcie rozpadowi zespołu.
Gdy budowanie zespołu w pracy wejdzie w trzecią fazę, oznacza to, iż jego członkowie są specjalistami w swoich dziedzinach i charakteryzują się wysokim poziomem kompetencji. W tym etapie wzrasta zaufanie pomiędzy pracownikami i obserwuje się zwiększoną wydajność pracy, a członkowie są ukierunkowani na cel, postrzegając siebie jako całość.
W etapie współpracy panuje harmonia między dojrzałymi jednostkami, które w pełni akceptują przyjęte normy i cele w firmie. Komunikacja między członkami jest na wysokim poziomie, co pozwala osiągać wysokie wyniki w atmosferze twórczej współpracy.
Co jest ważne w budowaniu zespołu?
Budowanie zgranego zespołu powinno być oparte na odpowiednim rozpoznaniu cech oraz potrzeb każdego z jego członków. W końcu to właśnie pracownicy stoją za sukcesami przedsiębiorstwa. Najważniejsze w budowaniu zespołu jest określenie celu, w jakim ma powstać. Cel jest motywacją i wyznaczonym kierunkiem, w jakim członkowie będą podążać, realizując poszczególne etapy. Tu nieoceniona jest rola menedżera, który określi te etapy i pomoże tym samym w osiągnięciu sukcesu, bo dzięki temu cel nie będzie się wydawał tak odległy dla członków zespołu.
Budowanie zespołów pracowniczych nie może mieć miejsca bez zaufania - wartości nadrzędnej. Zarówno zaufanie lidera do podległych jednostek w zespole, jak i pomiędzy członkami zespołu jest niezwykle istotne. Gdy w zespole członkowie darzą się zaufaniem, tworzy to chęć przynależności i wzajemnej współpracy opartej na lojalności i przekonaniu o wysokich kompetencjach współpracowników.
Fundamenty budowania efektywnego zespołu
Solidne fundamenty to pierwszy krok do sukcesu na wielu płaszczyznach i na takich też powinno oprzeć się budowanie i rozwój zespołu. Z uwagi, iż zespół tworzą jednostki to fundamentem, na którym można rozpocząć budowanie efektywnego zespołu jest podstawa każdej relacji interpersonalnej - szacunek i zaufanie. Proces ten jest wymagający, ponieważ łączy ludzi, którzy cechują się odmiennym wychowaniem, doświadczeniem zawodowym, sposobem komunikacji międzyludzkiej czy wartościami osobistymi. Zasady budowania zespołu są jasne dla doświadczonych liderów, którzy kierując się indywidualnym podejściem do każdej osoby w zespole, są w stanie poznać zasoby, jakie ona wnosi.
Do kluczowych fundamentów należy również atmosfera w pracy - w końcu to tej części życia poświęcamy z reguły ⅓ doby. Zatem spędzając tak dużą ilości czasu w gronie innych ludzi, warto zadbać o przyjazne nastawienie i relacje oparte na szacunku. Tworząc zespół należy szanować zdanie i poglądy pozostałych członków, wystrzegając się dyskryminacji, gdy któryś z obszarów światopoglądowych jest nam obcy.
Nie jest także możliwe, aby pracować w zespole i nie komunikować się ze sobą w poprawny sposób. Najważniejsza jest umiejętność słuchania drugiej osoby oraz wyrażanie swojej opinii w sposób zrozumiały dla pozostałych. Efektywna komunikacja podczas pracy w zespole jest kluczem do sukcesu. Tak samo, jak poczucie odpowiedzialności członka zespołu za całą grupę. Postrzeganie zespołu jako “my” wzmaga to poczucie i skłania do czynnego udziału przy realizacji wspólnych projektów.
W zespole ważną funkcję pełni lider - to do niego należy zadanie, jakim jest scalanie grupy poprzez rozwiązywanie konfliktów i motywowanie do pracy, a także zarażanie entuzjazmem i optymistycznym podejściem do pracy. Dobry lider potrafi wskazać drogę w chwilach zwątpienia i wspierać.
Zgrany zespół zaś to ten, w którym zachodzi efekt synergii. Synergia polega na współdziałaniu, dzięki któremu można uzyskać o wiele lepszy efekt końcowy, niż gdyby lider czy wybitny specjalista pracował samodzielnie. Dlatego w budowaniu zespołu chodzi o to, aby słuchać współpracowników i próbować ich zrozumieć oraz być otwartym na nietypowe, nowe pomysły. W ten sposób powstaje zjawisko synergii, które wymaga od ludzi poczucia odpowiedzialności zbiorowej, postawienia na dobre relacje i równego zaangażowania w pracę. Dzięki temu, że zespół jest świadomy kierunku rozwoju i celów możliwych do osiągnięcia, wykorzystując różne warianty działania - osiąga więcej.
Efektywność zespołu dotyczy także elementów psychospołecznych, zatem jeśli dodatkowo pojawia się motywacja i satysfakcja z pracy to sukces zespołu jest nawet większy niż osiągnięty wynik.
A co, jeśli wydolność pracy zespołu maleje? Dzieje się tak w momencie, gdy członkowie grupy doświadczają wypalenia, braku satysfakcji, frustracji, a relacje między nimi nie wróżą dobrze i zagrażają dalszej kooperacji. W takiej sytuacji, mimo dobrych wyników, zespół nie będzie zdolny do realizacji zadań w przyszłości.
O tym, że zespół jest zgrany i efektywny świadczą poniższe cechy:
atmosfera - swobodna, koleżeńska i bez zbędnej oficjalności,
jasne zasady komunikacji,
swoboda w wyrażaniu własnego zdania na forum,
wzajemna akceptacja i łatwość toczenia dyskusji,
klarownie określony podział obowiązków w dążeniu do wspólnego, akceptowanego przez członków celu,
równe zaangażowanie w realizację zadań,
odpowiedzialność zbiorowa za podjęte działania,
poczucie przynależności do zespołu, tolerancja i szacunek pomiędzy członkami,
fachowość i różne kompetencje przejawiane przez poszczególnych członków, wachlarz doświadczeń przydatnych w realizacji celu.
Co wpływa na efektywność zespołu?
Kiedy skomplikowany proces, jakim jest budowanie zespołów, zostaje ukończony, to zadaniem lidera jest czujna obserwacja i kontrola poczynań członków. Zgrany zespół cechuje się dużą efektywnością, a zatem jakie są determinanty efektywności zespołu?
cel angażujący cały zespół do współpracy,
sposób pracy zaakceptowany przez członków zespołu,
dodatkowe umiejętności specjalistyczne czy interpersonalne,
ponoszenie odpowiedzialności za zadania w myśl zasady “jeden za wszystkich, wszyscy za jednego”,
jednakowe zaangażowanie w pracę na rzecz zespołu.
Powyższe cechy wskazują, że efektywność zespołu można poddawać analizie.
Zdolność członków zespołu do realizacji założonych celów można analizować poprzez elementy ekonomiczne, stanowiące spójny i jasny obszar, takie jak wskaźniki danych ze sprzedaży czy obserwacje przełożonych: ocenę jakości i szybkość pracy, popełnione błędy. A także poprzez elementy behawioralne - kondycję zespołu i jego satysfakcję z pracy, spoistość grupy i postawy poszczególnych jednostek oraz zdolność do wspólnej pracy. Taka mierzalność wydajności zespołu pozwala liderowi określić warunki przyszłej współpracy.