• Anna Pieczara

Czym jest wydajność pracy i jak zwiększyć wydajność pracowników?

Istnieją różne definicje wydajności pracy i jej rodzaje. Niezależnie jednak od jej autorów, każda z nich skupia się wokół efektów i nakładów poniesionych na daną działalność. Dzięki odpowiednim miernikom możesz określić skuteczność wykonywanej pracy przez zatrudnionych. Istotne jest także rozpoznanie czynników, które mogą na ten wskaźnik wpłynąć korzystnie, powodując jego wzrost, lub negatywnie, wywołując jego spadek. Ta wiedza pozwoli Ci dobrać odpowiednie narzędzia zwiększające wydajność pracowników.

Wydajność pracy – co to właściwie jest?

W literaturze przedmiotu wydajność pracy jest definiowana na różne sposoby. Głównym kryterium rozróżniającym jest rodzaj prowadzonej działalności. Upraszczając jednak opisywane pojęcie, można je sprowadzić do ilości wytworzonych produktów lub wykonanych usług przez jednego pracownika w przyjętej jednostce czasu.

Niektórzy autorzy definiują efektywność pracy jako wartość korzyści materialnych i niematerialnych w stosunku do wielkości nakładów materialnych i niematerialnych poniesionych w wyniku ludzkiej pracy. Relacja ta w języku matematyki i statystyki przyjmować może wartość większą od 1, gdy korzyści przewyższają nakłady, równą 1, kiedy korzyści są równe nakładom lub wartość mniejszą od 1, gdy nakłady przewyższają korzyści.

Choć przez niektórych wydajność jest określana zamiennie z efektywnością, to nie należy mylić tych dwóch pojęć. Wydajność pracy polega na tym, aby robić więcej przy stałych nakładach, natomiast efektywność w omawianym kontekście to liczba godzin pracy niezbędnych do wykonania danego zadania w porównaniu ze standardem w danej branży lub warunkach. Zatem efektywność polega na tym, żeby robić to samo przy mniejszych nakładach. Różnica sprowadza się do tego, że wydajność w przeciwieństwie do efektywności dotyczy wzrostu produkcji lub usług w celu zwiększenia efektów przy niezmienionym nakładzie siły roboczej.

Dzięki wydajności możesz określić, czy Twój pracownik jest skuteczny i wykonuje pracę na zadowalającym poziomie, a co za tym idzie — czy przynosi firmie oczekiwaną wartość w postaci zysku. Warto podkreślić, że istnieją różne rodzaje wydajności pracy.

Rodzaje wydajności pracy

Istnieją trzy podstawowe rodzaje wydajności pracy — indywidualna, zbiorowa, i społeczna. Ta pierwsza określa wydajność w pracy jednego pracownika, czyli wykonaną pracę w określonym ujęciu czasowym. Natomiast wydajność zbiorowa to przeciwieństwo wydajności indywidualnej. W tym przypadku średnia wydajność pracy jest uzależniona od wydajności kilku pracowników. Z kolei wydajność społeczna to przeciętna skuteczność  pracy ogółu pracowników zatrudnionych we wszystkich przedsiębiorstwach określonej branży.

Warto podkreślić, że mierniki wydajności mogą być różne dla każdej organizacji, jednak w danym sektorze dąży się, aby wyniki były zbliżone lub wyższe.

Wskaźnik wydajności pracy

Wydajność pracy jest ilorazem produkcji, czyli wytworzonych dóbr lub wykonanych usług i nakładu pracy. Dla pogłębionej analizy przydatne mogą okazać się również inne mierniki wydajności pracy. Wiele międzynarodowych firm stosuje tzw. kluczowe wskaźniki wydajności pracy zwane KPI (ang. Key Performance Indicators). Istnieje ich całe mnóstwo, dzięki czemu przedsiębiorstwa z różnych branż mogą z nich korzystać. Z tego też powodu, interpretacja miernika zależy od danego sektora. Do każdego wskaźnika powinna być przypisana wartość liczbowa, która ułatwi zarządzającym monitorowanie wydajności pracy.

Jak obliczyć wydajność pracy?

Wskaźnik wydajności pracy jest ilorazem ilości (wytworzonych dóbr lub wykonanych usług) i czasu, czyli nakładu pracy potrzebnego na jej wytworzenie. Jak obliczyć wydajność pracownika? Podstawowy wzór na wydajność pracy wygląda następująco.

W – wydajność pracy

E – efekty pracy

N – nakład pracy

Z kolei, aby obliczyć wydajność pracy w przedsiębiorstwie zajmującym się działalnością produkcyjną, używa się nieco innego wzoru:

W – wydajność pracy

P – wielkość produkcji

T – czas zużyty przez pracownika na wykonanie produkcji

N – nakład pracy

Mówiąc o wydajności pracy w kontekście produkcji, nie należy mylić jej z samym pojęciem produktywności. Dla przypomnienia wydajność to stosunek ilości wytworzonego dobra do czasu potrzebnego na jego wytworzenie, a produktywność stanowi stosunek wytworzonej ilości do użytych zasobów.

W inny sposób oblicza się także wydajność pracy w przedsiębiorstwach, które zajmują się handlem lub wykonywaniem usług:

W – wydajność pracy

S – sprzedaż

N – nakład pracy

W analizie wydajności pracy przydatny może okazać się także wzór na pracochłonność produkcji. Umożliwia on zbadanie wydajności pracy, mimo że jest on odwrotnością miary wydajności pracy. Wzór przedstawiono poniżej:

L – pracochłonność

T – czas zużyty przez pracowników na wykonanie produkcji

E – nakład pracy

Wskaźnik pracochłonności pracy informuje, ile czasu potrzeba do wykonania jednostki produkcji.

Czynniki wpływające na wzrost wydajności pracy

Czynników powodujących wzrost wydajności pracy jest bardzo dużo. Można je podzielić na trzy podstawowe grupy: kapitał ludzki, kapitał fizyczny i technologie.

Kapitał ludzki to przede wszystkim pracownicy. Ich wiedza, doświadczenie zawodowe i kwalifikacje, a także zaangażowanie i umiejętności interpersonalne niezbędne do wykonywania pracy. Natomiast kapitał fizyczny to cała infrastruktura — budynki, maszyny i pozostałe środki produkcji. Jego cechą charakterystyczną jest malejąca produktywność krańcowa. Oznacza to, że od pewnego poziomu jego wzrost przy pozostałych stałych czynnikach będzie oznaczał coraz mniejszy wzrost wydajności pracy.

Nie mniej ważne są warunki organizacyjne. Racjonalna organizacja pracy i odpowiednie zarządzanie dostępnymi zasobami powoduje lepsze wykorzystanie możliwości zespołu w określonym czasie. Organizacja pracy zawiera w sobie takie aspekty jak system zarządzania, system płac, premii i benefitów pozapłacowych. Warto też podkreślić, że na wydajność pracy mają wpływ także wahania rynku. Od nich zależy między innymi konieczność ograniczenia lub zwiększenia produkcji, czy też zatrudnienia. Z kolei technologie dotyczą rozwiązań ułatwiających pracę. To nie tylko programy i oprogramowania służące wytwarzaniu dóbr i usług, lecz także sprawność maszyn, urządzeń i stopień mechanizacji.

Wydajność pracowników zależy również od czynników środowiska, do których można zaliczyć temperaturę, czystość otoczenia, poziom hałasu, czy wilgotność. Należy zwrócić uwagę na to, że przebywanie w niekorzystnych warunkach obniża jakość i bezpieczeństwo pracy. Wzrost wydajności pracy jest tym większy, im większą ilością zasobów dysponuje firma i co ważne, umiejętnie nimi zarządza.

Jak zwiększyć wydajność pracowników?

Wydajność pracowników ma bezpośredni wpływ na sukcesy firmy i jej funkcjonowanie. Pomiar wydajności pracy pomoże określić jej kondycję oraz wyodrębnić obszary, które wymagają usprawnienia. To szczególnie ważne, jeśli zależy Ci na tym, aby Twoja firma była konkurencyjna na rynku. Wspomniane wcześniej inwestycje w kapitał ludzki, rzeczowy czy technologie poprawią wskaźniki wydajności pracy. Z punktu widzenia przedsiębiorcy istotne jest, aby nie zaniedbywać żadnego z wymienionych obszarów.

Rozwój kapitału ludzkiego to głównie wydatki na edukację, szkolenia, a także na ochronę zdrowia. Potrzeby tych wydatków wynikają nie tylko z wewnętrznej potrzeby rozwoju zawodowego pracowników, lecz także z chęci rozwoju organizacji. Dobrze wyszkolony pracownik jest samodzielny, wykonuje swoje obowiązki szybko i skutecznie, niezależnie od tego, za jakie zadania jest odpowiedzialny. Z tego powodu różnego rodzaju szkolenia i kursy są wręcz koniecznym wydatkiem. Jednak postrzegany w kategorii inwestycji, stanowi szansę na zyski w przyszłości i jest odpowiedzią na to, jak zwiększyć wydajność pracowników.

Nawiązując do kapitału fizycznego, aby go zwiększyć, jako przedsiębiorca nie powinieneś zapominać o inwestycjach. Zastanów się, jakie zadania wykonywane do tej pory przez pracowników manualnie możesz zastąpić maszynami lub dostępnymi na rynku urządzeniami. Może okazać się, że przeszkolenie pracowników z obsługi urządzeń może przynieść więcej korzyści niż stosowane dotychczas rozwiązania. Dodatkowo, zastosowanie odpowiednich technologii umożliwi ich efektywne wykorzystanie.

Musisz mieć świadomość, że wydajność pracowników zależy też w dużej mierze od ich motywacji i zaangażowania. O tym, jak budować zaangażowanie w zespole pisaliśmy w jednym z wcześniejszych artykułów. Natomiast w kontekście motywacji ważne jest, aby funkcjonujący w Twojej firmie system motywacyjny był w miarę możliwości rozbudowany i co ważne, dopasowany do potrzeb pracowników. Skuteczne w rozwijaniu wydajności pracowników są nie tylko premie, czy awanse, lecz także pozapłacowe benefity, które pomogą im się rozwijać lub będą formą relaksu po pracy.

Rosnącym zainteresowaniem cieszą się także eventy, które pomagają integrować zespoły, nie tylko te wielopokoleniowe. Zwróć na nie uwagę, nawet jeśli chcesz poprawić wydajność pracy zdalnej, ponieważ rzeczywistość, jaka miała miejsce jeszcze kilka miesięcy temu, przyczyniła się ukształtowania pewnych zjawisk, które są obecne do dziś. Badania pokazują, że praca poza firmą często wydłuża czas wykonywanych zadań i pracownicy są mniej efektywni. Z tego powodu, jeśli w Twojej firmie pracownicy mogą pracować zdalnie, wypracujcie wspólny kanał komunikacji i daj im odpowiednie narzędzia. Odpowiednio zachęceni, skupią się na zadaniach, dzięki czemu poprawi się ich wydajność.

Przeanalizuj sytuację swojej firmy i wydajność podwładnych. Czy potrafisz wskazać obszary, które warto usprawnić? Czy obowiązujący system motywacyjny w Twojej firmie nadąża za potrzebami Twoich pracowników? Poprawa wydajności pracy jest kluczowa, jeśli chcesz mieć jeszcze lepsze wyniki. Pamiętaj, że dobry przedsiębiorca wie, że warto korzystać z pomocy specjalistów, zwłaszcza tych, którzy wiedzą, jak zwiększyć wydajność pracowników. Profesjonaliści budujący markę Exp-pro pomogą Ci znaleźć rozwiązania w obrębie świadczeń pozapłacowych dopasowane do Twojej firmy, bazując na mechanizmach pamięci emocjonalnej.

#wydajnośćpracy #jakobliczyćwydajnośćpracownika #rodzajewydajnościpracy #wzrostwydajnościpracy #jakzwiększyćwydajnośćpracowników #wydajnośćwpracy #pomiarwydajnościpracy #jakobliczyćwydajnośćpracy #jakzwiększyćwydajnośćpracy #poprawawydajnościpracy #wydajnośćpracyzdalnej #jakzwiększyćwydajnośćpracypracownika #wydajnośćpracowników #wskaźnikwydajnościpracy