Zmotywowany, silny zespół to marzenie większości pracodawców. Zaangażowani pracownicy są wydajniejsi, co przekłada się na zysk przedsiębiorstwa. Jak zintegrować zespół, zwiększyć jego efektywność i wpłynąć pozytywnie na zadowolenie z pracy? Kluczem są dobrze zorganizowane eventy firmowe.
Co to jest event firmowy?
Event firmowy to grupowe wydarzenie specjalne, finansowane przez pracodawcę. Niekoniecznie jednak musi być w całości przez niego realizowane. Często do tego celu wynajmuje się zewnętrznych wykonawców wyspecjalizowanych w organizacji tego typu imprez. Głównym celem eventów firmowych jest integracja i budowanie więzi pracowników, partnerów biznesowych. To wydarzenie niezwykle istotne szczególnie dla działu kadr, marketingu i PR.
Kiedy organizować event firmowy?
Wydarzenie firmowe jest odpowiedzią na szereg potrzeb pracodawcy i osób pracujących w przedsiębiorstwie. Kluczowym sygnałem do organizacji eventów firmowych mogą być:
chęć pozyskania nowych klientów i odbiorców,
budowanie relacji z obecnymi klientami i odbiorcami,
integracja zespołu pracowniczego,
motywacja pracowników,
onboarding nowych pracowników,
budowanie relacji z odbiorcami,
zwiększenie rozpoznawalności marki,
poszerzanie wiedzy uczestników.
Jakie są rodzaje eventów firmowych?
Eventy firmowe organizowane są zwykle z dwóch powodów. Po pierwsze, może być to chęć zmotywowania pracowników, zintegrowania ich lub poprawienia komunikacji w firmie. Drugi powód, dla którego tworzy się wydarzenia firmowe to wszelkie okazje i okoliczności takie jak: jubileusze, gale, pikniki rodzinne lub imprezy związane z cyklem kalendarzowym – np. spotkania bożonarodzeniowe, andrzejki, imprezy karnawałowe itp. Niezależnie od powodu, dla którego organizowane są eventy firmowe, różne ich rodzaje mogą mieć nieco odmienną formę.
Eventy integracyjne
Głównym celem firmowych eventów integracyjnych jest budowanie relacji pomiędzy pracownikami, wykorzystanie mocnych stron przedsiębiorstwa i zwiększenie zaufania między osobami pracującymi wspólnie. Często takie spotkania pomagają również przełamywać bariery pomiędzy kadrą zarządzającą, a pracownikami.
Dobrze zintegrowani pracownicy znacznie wydajniej pracują w zespołach, niezwykle rzadko popadają w konflikty, a nawet jeżeli już do nich dojdzie, są szybko i ugodowo rozwiązywane. Często to właśnie dobra współpraca zespołowa jest podstawą sukcesu całego przedsiębiorstwa. Takie imprezy integracyjne mogą opierać się o gry zespołowe, np. grę w paintball, turniej tenisowy, escape room, spływ kajakowy czy piknik z konkurencjami drużynowymi. Szczególną popularnością cieszą się ostatnio warsztaty z rozwiązywania konfliktów, radzenia sobie ze stresem i pokonywania wszelkich trudności.
Event firmowy to wydarzenie, które może być organizowane o każdej porze roku. Może być organizowane samodzielnie przez pracodawcę, lub z pomocą profesjonalistów w tej dziedzinie. Na eventy integracyjne mogą być zapraszane nie tylko osoby pracujące w firmie, ale także dostawcy, usługodawcy czy klienci.
Konferencje
Konferencje biznesowe to doskonała okazja, by zaprezentować klientom swój produkt lub usługę. Na takim wydarzeniu mogą dowiedzieć się o możliwościach, promocjach czy technologiach, na które czekali i które pomogą im usprawnić ich własny biznes. Na konferencji biznesowej pojawiają się kontrahenci i usługodawcy, którzy przy kieliszku wina lub szampana z wielką chęcią porozmawiają o możliwościach i planach mogących pomóc w rozwinięciu firmy.
Zaprezentowanie nowego produktu lub usługi na żywo to najlepsza forma zapoznania innych z Twoją ofertą. Ważne jest, by stworzyć ku temu jak najlepszą atmosferę, wynajmując dużą, przestronną salę, profesjonalny catering, osobę do roli konferansjera, która poprowadzi i umili gościom ten wyjątkowy wieczór. Dodatkowo, dużo przestrzeni do luźnych rozmów między prezentacjami, prelekcjami lub pokazami to doskonały pomysł na ekspozycję tego, co chcemy światu pokazać.
Turystyka motywacyjna (incentive travel)
To nic innego jak podróże pracownicze finansowane przez pracodawcę. Podczas wyjazdu obowiązuje czas wolny od pracy, a uczestnicy mają skupić się wyłącznie na dobrej zabawie i budowaniu oraz wzmacnianiu więzi. Podróże mogą mieć charakter wypoczynkowy, poznawczy, przygodowy. Turystyka motywacyjna sprawdza się jako podniesienie statusu zawodowego i prestiżu środowiskowego.
Incentive travel może występować jako:
nagroda dla najlepszych pracowników,
narzędzie motywacyjne,
sposób na kształtowanie lojalności wobec firmy,
wzmocnienie pozytywnego wizerunku pracodawcy w oczach pracownika,
motywacja do efektywniejszej pracy dla innych.
Szkolenia firmowe
Szkolenia dla firm mają na celu poprawienie jakości i efektywności osób na wszystkich szczeblach. Jest to skuteczny sposób na podnoszenie kompetencji oraz zdobywanie i poszerzanie wiedzy. Prowadzi to do zwiększenia wartości pracownika, przybliża go do zdobycia awansu, a z drugiej strony często przekłada się na efektywniejszą pracę. Wyższe kwalifikacje są istotne zarówno z perspektywy pracownika, pracodawcy, jak i klienta czy kontrahenta. Warto pamiętać, że sukces przedsiębiorstwa oparty jest na umiejętnościach i działaniu pracowników.
Eventy online
Eventy online sprawdzą się szczególnie w przypadku, kiedy duża część pracowników wykonuje pracę hybrydową lub zdalną oraz wtedy, gdy nasi kontrahenci prowadzą biznes w różnych częściach kraju lub świata. Eventy online wykluczają problem odległości, pozwalają na swobodną komunikację z niemal każdego miejsca na świecie. Często eventy w formie online dają możliwość komunikowania się w czasie rzeczywistym z pozostałymi użytkownikami, co doskonale imituje wydarzenie prowadzone na żywo.
Do obsługi takiego wydarzenia często zatrudniani są specjaliści, którzy zajmują się obsługą niezbędnych urządzeń oraz transmisją konferencji i wystąpień.
Jak zorganizować event firmowy?
Event firmowy to doskonałe narzędzie do kształtowania wizerunku firmy. Jak jednak go zorganizować, by odnieść sukces? Warto skupić się na kilku istotnych aspektach.
Ustal swój cel
Aby cel eventów firmowych został osiągnięty, dobrym rozwiązaniem jest ich zaplanowanie i przygotowanie powierzyć specjalistom. Wspólnie z nimi warto zastanowić się, jaki jest główny powód, dla którego chcemy zorganizować takie wydarzenie. To właśnie na nim będzie się bowiem opierał cały scenariusz oraz format takiego eventu.
Określenie grupy odbiorców
Wydarzenie ma być skierowane do pracowników, klientów, kontrahentów czy dostawców? A może do wszystkich jednocześnie? Po określeniu grupy odbiorców należy przeanalizować ich potrzeby, oczekiwania i preferencje.
Odpowiednia lokalizacja imprezy firmowej
Podstawą organizacji eventu firmowego jest wyszukanie odpowiedniego miejsca. Często firmy zgłaszające się ze zleceniem zorganizowania imprez integracyjnych chcą, aby przebiegały one w konkretnej lokalizacji, na przykład nad morzem czy na Mazurach.
Atrakcje podczas eventu firmowego
Organizacja głównych lub dodatkowych atrakcji często uzależniona jest właśnie od miejsca, w którym odbywa się impreza firmowa. Wybierając wydarzenie na Mazurach, pracownicy mogą grupowo wybrać się na żagle. Jeśli chcemy, aby event odbywał się za miastem, doskonałym sposobem na integrację będzie wyprawa off road, itd. Można wziąć pod uwagę także zaproszenie ciekawej osoby. Tutaj sprawdzą się ambasadorzy marki i specjaliści działający w obszarach związanych z przedsiębiorstwem.
Odpowiednia promocja wydarzenia
Uczestnicy poczują się wyjątkowo, gdy otrzymają zaproszenia osobiście. Dotyczy to jednak sytuacji, kiedy wydarzenie ma mieć charakter imprezy zamkniętej.
Szczegóły i oprawa eventu firmowego
W przypadku wydarzeń, do których przygotowania wynajmuje się specjalistów, o ten punkt organizator nie musi się już martwić. W innym wypadku nie można zapomnieć o odpowiednim cateringu, obsłudze technicznej, nagłośnieniu, scenografii, ustawieniu sali i systemu rejestracji gości. Przyda się także umiejętność elastycznego reagowania w przypadku nagłych, nieprzewidzianych sytuacji.
Aby event firmowy przebiegł pomyślnie i skutecznie, najlepiej jest powierzyć jego organizację specjalistom. Jako Exp-Pro zrealizowaliśmy setki imprez integracyjnych i wydarzeń firmowych, również tych nieoczywistych i niesztampowych. Jesteśmy specjalistami w dziedzinie budowania relacji, angażowania i motywacji pracowników. Nasze eventy firmowe pomagają w skróceniu czasu aklimatyzacji osób rozpoczynających pracę, wpływają skutecznie na integrację zespołu, zmniejszają rotację wśród osób nowo przyjętych, a także wspierają pracowników w ich wspólnych celach.