Motywacja to siła, która sprawia, że z determinacją podejmujemy się kolejnych czynności, ponieważ rozpoznajemy je jako drogę do celu, który chcemy osiągnąć. Motywacja pcha do zmiany i samodoskonalenia. Jest więc potrzebna zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym. Jest atrakcyjna z perspektywy pracownika, który pragnie rozwijać swoją karierę, ale i pracodawcy, który dba o efektywne działanie firmy. Znalezienie sposobów jak zmotywować pracownika do pracy jest więc niezbędne. Zmotywowany pracownik pragnie wykonać swoje zadania jak najlepiej, skutecznie rozwiązywać problemy i ulepszać procesy, zagłębiając się w nie i sięgając do swej kreatywnej strony. Dobra energia i zaangażowanie wpływają na jego otoczenie, dzięki czemu praca całego zespołu staje się bardziej efektywna, co pozytywnie przekłada się na wyniki firmy. Poniżej przedstawiamy sposoby na zwiększenie zaangażowania i efektywności pracy poprzez motywowanie pracowników.
Jak motywować pracowników, żeby osiągnąć sukces?
Pracownik zaczyna pracę z konkretnym poziomem motywacji. Jest on szczególnie wysoki w pierwszych miesiącach wykonywania nowej pracy. Z czasem, gdy zadania stają się repetytywne, a rozwiązania sprawdzone, więc mniej ekscytujące, motywacja zaczyna spadać. Z tego powodu motywacja pracownika powinna być od początku dodatkowo stymulowana przez pracodawcę. Wiedza jak skutecznie motywować jest więc niezwykle przydatna.
Zrozumienie potrzeb pracowników
Odkrycie jak motywować pracowników do pracy wymaga zrozumienia, czym właściwie jest motywacja. Istnieją dwa podstawowe rodzaje motywacji: wewnętrzna i zewnętrzna.
Motywacja wewnętrzna ma miejsce, gdy samo realizowanie zadania daje pracownikowi przyjemność i poczucie spełnienia. Przykładowo, gdy pracownik wykonuje pracę, w której przyczynia się do wprowadzania w życie idei, w które głęboko wierzy. Ma wtedy poczucie, że to, co robi, jest słuszne, ma sens i jest warte realizacji, bo polepsza świat. Motywacja wewnętrzna wiąże się z zaspokojeniem potrzeb kompetencji, autonomii czy więzi ze społecznością.
Motywacja zewnętrzna wypływa ze świadomości dostania czegoś w zamian za wykonanie konkretnej czynności. Wzbudzenie tego rodzaju motywacji wymaga stosowania pochwał, podwyżek, benefitów, czy awansów. Wypływa ona z zaspokojenia potrzeby bycia uznanym w namacalnej, oczywistej wizualnie formie - przedmiotami lub świadczeniami o charakterze fizycznym.
Każdy człowiek inaczej reaguje na bodźce. Różnice w indywidualnych przekonaniach powodują, że nieco odmienne czynniki prowadzą do satysfakcji u różnych osób. W związku z tym również źródła motywacji będą odmienne dla każdej jednostki. To, co motywuje, zależy od indywidualnej hierarchii potrzeb, jaką ma każdy pracownik. Do określenia jak zmotywować pracownika do efektywnej pracy, konieczne jest więc poznanie i zrozumienie potrzeb każdego członka zespołu.
Teorie motywacji
By dowiedzieć się, jak motywować pracowników, należy zapoznać się z teoriami motywacji. Powszechnie stosowanym modelem pozwalającym poznać mechanizm funkcjonowania ludzkich potrzeb jest piramida Maslowa. Amerykański psycholog Abraham Maslow opisał ją w swojej książce “Motywacja i osobowość”. Poznanie jego teorii pomaga zidentyfikować potrzeby, jakie wyrażają poszczególni pracownicy oraz dostosować do nich odpowiednie strategie wzmacniające motywację. Piramida składa się z pięciu pięter. U jej podstawy leżą najbardziej podstawowe potrzeby, bez których zaspokojenia człowiek nie będzie mógł przeżyć. Z każdą kondygnacją pojawiają się kolejne potrzeby, których spełnianie coraz bardziej podwyższa jakość życia. Potrzeby z wyższych warstw nie mogą zostać zaspokojone, jeśli te pod nimi nie zostały jeszcze osiągnięte.
Na najniższym szczeblu znajdują się potrzeby fizjologiczne takie jak pożywienie, odzież, czy miejsce zamieszkania. Ponad nimi znajdują się potrzeby bezpieczeństwa - zabezpieczenie przed chorobą, bezrobociem, atakiem. Następne miejsce zajmują potrzeby przynależności - akceptacja, miłość, przyjaźń. Przedostatnie są potrzeby uznania, czyli szacunku, sukcesu, prestiżu. Na samym szczycie znajduje się samorealizacja, czyli możliwość samorozwoju, rozwijania swoich pasji i talentów. W rozwinięciu swojej teorii Maslow zaznaczył jednak, że każdy człowiek może mieć swoją indywidualną piramidę potrzeb, w której konkretne potrzeby mogą znajdować się na innych szczeblach. Na przykład dla niektórych samorealizacja może być ważniejsza niż prestiż. Przed pracodawcą stoi więc zadanie rozpoznania hierarchii potrzeb, jaką wyznają poszczególni pracownicy, a następnie zrobienie wszystkiego, by praca w ich organizacji umożliwiała pracownikom wchodzenie na kolejne szczeble. Ludzie są bowiem zmotywowani, by wykonywać czynności, które im na to pozwalają.
Teorie motywacji korespondujące z hierarchią potrzeb Maslowa to Teorie X i Y stworzone przez Douglasa McGregora. Poznanie ich to klucz do odkrycia jak skutecznie motywować pracowników. Teoria Y wpasowuje się w koncepcję stanu samorealizacji jako nadrzędnego ludzkiego pragnienia. Zakłada ona, że człowiek samoistnie odczuwa potrzebę pracy, bo to właśnie w niej może się realizować i rozwijać. Wedle tej teorii człowiek jest więc z natury ambitny, nieustannie pragnie nowych wyzwań, nie boi się odpowiedzialności i osiąga satysfakcję z pracy, gdy może wykazać się kreatywnością. Oczekuje więc autonomii. Możliwość sprawdzenia się w kolejnych zadaniach motywuje go do pracy i pomaga mu rozwijać jego potencjał, co jeszcze bardziej zwiększa jego efektywność. Pracodawca powinien więc dać pracownikom okazję do wykazania się poprzez nadanie mu realnego wpływu na sytuację w firmie.
Przeciwieństwem Teorii Y jest Teoria X. Według niej człowiek z natury nie pragnie pracować, lecz unika wysiłku i starań. W pracy jest więc leniwy i mało ambitny, a do działania mogą go przekonać jedynie zewnętrzne bodźce o kategorycznym charakterze, takim jak kary czy nagrody. Co więcej, powinien być stale nadzorowany i kontrolowany. W miejscu pracy powinna obowiązywać jasna hierarchia i każdy jej członek powinien znać dokładne granice swojej odpowiedzialności, bo z zasady woli jej unikać. Pracodawca wyznający tę teorię będzie więc stosować autorytatywny styl zarządzania, dając podwładnym mało swobody. Na pytanie jak zmotywować pracownika odpowie: “nagrodami i karami”.
Syntezą powyższych teorii jest Teoria Z, której tworzenie rozpoczął Douglas McGregor, a którą ukończył W. Ouchi. Dąży ona do budowania wspólnej ścieżki pracownika i pracodawcy, która pozwoli obu osiągnąć ich cele - idealne wyniki firmy i osiągnięcie samorealizacji. Teoria zakłada zorganizowanie stałego i pewnego zatrudnienia pracownikom, podczas którego będą mogli brać udział w szkoleniach i wpływać na rozwój firmy. Firma za to zyska lojalnych pracowników zaangażowanych w jej ulepszanie. Jest to więc odpowiedź na pytanie - jak motywować pracowników.
Jak motywować pracowników? Przykłady
Zidentyfikowanie potrzeb pracowników i rozpoznanie, jakie są między nimi różnice, jest pierwszym krokiem dbania o motywację zespołu. Mając gotowe rozeznanie, można przystąpić do dobierania elementów składowych strategii mającej na celu wzmocnienie motywacji. Co może wykorzystać pracodawca?
Nagrody i wyróżnienia
Motywacja pracowników do bardziej efektywnej pracy poprzez obietnicę nagrody lub wyróżnienia to przykład motywacji zewnętrznej. W tym przypadku jest to stosunkowo łatwe do zorganizowania, a rezultaty tej strategii są w prosty sposób mierzalne. Strategia ta jest więc często wykorzystywana jako rozwiązanie problemu, jak motywować pracowników do sprzedaży. Jeśli pracodawca urządza konkurs, w którym nagrodzony zostaje najskuteczniejszy pracownik, może on łatwo zbadać, jak zmieniły się wyniki poszczególnych członków zespołu, a więc w jakim stopniu zostali zmotywowani. Nagrodą może być podwyżka wynagrodzenia, bonus, wyróżnienie, płatne wakacje, czy gift w formie vouchera na atrakcje. Nagrody szczególnie przydają się podczas konkursów organizowanych, by zwiększyć efektywność sprzedawców. Jest to więc dobry sposób jak motywować pracowników w sklepie. Wzrost motywacji przy użyciu tych środków jest wręcz pewny. Są to bowiem namacalne nagrody. Każdy pracownik jest w stanie w jednej chwili wyobrazić sobie korzyści, jakie płyną z ich uzyskania. Odpowiadają one na potrzeby znajdujące się na niższych szczeblach hierarchii potrzeb Maslowa.
Szkolenia i rozwój
Szukając odpowiedzi na zagadnienie, jak motywować pracowników, przykłady związane są w dużej mierze z poszczególnymi potrzebami odczuwanymi przez pracowników. Odpowiedzią na potrzeby wyższego szczebla jest stymulacja rozwoju pracowników, na przykład poprzez szkolenia. Pokazują one, że pracownicy są docenieni, a ich umiejętności i potencjał dostrzeżone. Co więcej, przełamują rutynę i sprawiają, że praca staje się dynamiczna i ciekawa. Firma prezentuje się wówczas jako nowoczesne miejsce pracy gotowe na nowe rozwiązania. Idea pracy w miejscu, które stale się rozwija i szuka sposobów na doskonalenie siebie i otoczenia, sama w sobie jest motywująca. Dodatkowo obietnica szkoleń przyciąga pracowników, którzy chcą stale wzbogacać swoje kompetencje. Firma tworzona przez takich ludzi ma większe szanse na spektakularny sukces. Szkolenia mogą obejmować rozszerzanie wiedzy potrzebnej na konkretnych stanowiskach, nowinek z danych dziedzin lub technicznych aspektów pracy. Szkoleniami cieszącymi się dużą popularnością są również szkolenia z wykorzystania umiejętności miękkich. Są one szczególnie przydatne podczas pracy w zespole czy w kontaktach z kontrahentami (to również zalecany sposób jak motywować pracowników sprzedaży). Świadomość polepszenia swoich kompetencji daje pracownikom większą pewność siebie i motywację do sprawdzenia się w kolejnych zadaniach.
Jak motywować pracowników bez pieniędzy?
Pracodawcy mogą celowo ignorować kwestie związane z dbaniem o motywację pracowników z obawy przed wzrostem kosztów, jakie może wywołać zaoferowanie dodatkowych zachęt pieniężnych. Natomiast motywowanie pracowników nie musi być kosztowne. Istnieje szereg elementów, które można włączyć w styl pracy zespołu, by podnieść jego morale i zapał do działania.
Feedback i uznanie osiągnięć
Feedback to odpowiedź na problem, jak motywować pracowników bez pieniędzy. To proces udzielenia pracownikowi informacji zwrotnej na temat jego sposobu pracy, pomysłów, czy wyników. Należy zwrócić uwagę, że nie powinna to być subiektywna ocena, lecz oparty na faktycznych sytuacjach rozrachunek. Wprowadzenie feedbacku do organizacji pomoże w identyfikacji mocnych i słabych stron poszczególnych członków zespołu, a także pozwoli na bardziej adekwatny podział zadań. Jest to również narzędzie motywujące pracowników. Uzyskując informację zwrotną na temat swojej pracy, będą mieli świadomość, że to, co robią, jest ważne dla organizacji i ich działania nie pozostają niezauważone. Jest to również proces, który pozwala pracownikom na nieustanny rozwój. Wiedzą, nad jakimi aspektami powinni się skupić, by być bardziej skuteczni. Ważne jest, by podczas dawania feedbacku nie informować jedynie o niedociągnięciach. Chęć poprawy pojawia się, gdy pracownik ma świadomość, że może za nią zostać docenionym i pochwalonym. Warto więc zwrócić również uwagę na to, co pracownikowi udało się z sukcesem osiągnąć, by nie zachwiać jego poczuciem własnej wartości. Dbanie o pewność siebie pracownika to również przejaw wiedzy o tym, jak skutecznie motywować.
Kultura organizacyjna i atmosfera pracy
Kultura organizacyjna to kreowanie osobowości firmy. Budowanie jej oznacza określenie wartości, którymi kieruje się przedsiębiorstwo, jego celu, ale także statutu i zasad etykiety obowiązujących na co dzień. By kultura firmy mogła stać się kulturą organizacji, muszą być w nią włączeni pracownicy. Należy zadbać, by rozumieli misję firmy i chcieli być jej częścią. Wówczas powstaje atmosfera wspólnoty. Kultura organizacyjna jest ważnym elementem motywującym pracownika do lepszej pracy. Jeśli wartości firmy zgadzają się z przekonaniami pracownika, pragnie on aktywnie w niej działać, bo działanie to uważa za słuszne. Z kolei wykonywanie zadań, które stoją w sprzeczności z jego sumieniem, nie tylko sprawia mu dyskomfort psychiczny, ale i powoduje, że podświadomie pragnie wykonywać je bez należytej staranności. Tworzenie kultury organizacyjnej to sposób jak można motywować pracowników. Jej budowa nie kończy się jednak w momencie określenia misji firmy i jej wartości. Pracodawca powinien systematycznie komunikować je pracownikom i włączać ich w dyskusje, ponieważ kultura organizacyjna ma być elementem łączącym całe środowisko firmowe. Powinna składać się z cech sprawiających, że każdy pracownik dobrze czuje się w swoim miejscu pracy.
Dobre samopoczucie w pracy jest ważne, aby pracownik chciał w pełni zaangażować się w powierzone zadania. Atmosfera panująca w miejscu pracy ma na nie kluczowy wpływ. Składowymi dobrej atmosfery są: tolerancja, poczucie akceptacji, gotowość do wzajemnej pomocy, przejrzysta komunikacja, obecność strategii zapobiegania konfliktom, a także ich szybkiego rozwiązywania. Jak motywować pracowników do lepszej pracy? Poprzez dbanie o atmosferę w firmie. Dobra atmosfera motywuje, ponieważ pracownik czując się dobrze w firmie, jest wobec niej lojalny, bo pragnie w niej pozostać. Nie będzie miał powodu, by działać na jej niekorzyść, a wręcz przeciwnie, będzie pragnął się wykazać. Dobrą atmosferę można budować, organizując szkolenia, imprezy integracyjne, czy okresowe spotkania organizacyjne z wolnymi dyskusjami o sytuacji firmy.
Zmotywowani pracownicy to siła, która umożliwia firmie zdobycie przewagi konkurencyjnej nad innymi przedstawicielami branży. Zaangażowani pracownicy są dynamiczni. Kreują nowe pomysły, tworzą innowacyjne rozwiązania i stale rozwijają firmę. Utrzymanie motywacji na wysokim poziomie nie jest jednak proste. Jak zmotywować pracownika do lepszej pracy? Największym wyzwaniem jest fakt, że każdy pracownik wierzy w inne motywatory. Kluczem jest więc poznanie hierarchii jego potrzeb. Drugim wyzwaniem są koszta związane z prowadzeniem strategii motywacji opartej o nagrody. Warto wówczas pamiętać, że równie skuteczną drogą jest wzbudzanie motywacji wewnętrznej, za sprawą odwoływania się do potrzeb uznania, prestiżu czy samorozwoju oraz za pośrednictwem budowania więzi z pracownikiem.