W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym, zachęcanie nowych pracowników do dłuższego zaangażowania w firmę staje się kluczowym wyzwaniem dla każdego przedsiębiorstwa. W odpowiedzi na to wyzwanie narodziło się w hr pojęcie preonboardingu – strategii, która sięga dalej niż tradycyjny onboarding.
Pre-onboarding to nie tylko przygotowanie pracownika na pierwszy dzień w pracy, ale także budowanie relacji z nim jeszcze zanim stanie się oficjalnie częścią zespołu. Ta innowacyjna metoda ma na celu skrócenie okresu adaptacji, zwiększenie zaangażowania pracowników oraz zminimalizowanie ryzyka, że nowa osoba w ostatniej chwili zdecyduje się wycofać z przyjęcia oferty nowej pracy. W niniejszym artykule zgłębimy pojęcie preonboardingu, zaczynając od definicji i różnic w porównaniu z tradycyjnym onboardingiem.
Czym jest preonboarding kandydata?
Zanim nowy pracownik przekroczy próg firmy, zanim jeszcze formalnie stanie się częścią zespołu, istnieje kluczowy moment, który często jest niedoceniany – to preonboarding. W przeciwieństwie do tradycyjnego onboardingu, który zaczyna się z pierwszym dniem w nowej pracy, preonboarding to proces, który rozpoczyna się jeszcze przed oficjalnym objęciem stanowiska pracy przez nowo zatrudnioną osobę. Obejmuje on czas od momentu przyjęcia przez kandydata oferty pracy do pierwszego dnia w nowej firmie, pozwalając pracodawcy i nowemu pracownikowi dobrze wykorzystać czas oczekiwania na pierwszy dzień pracy.
Dobrze przeprowadzony preonboarding to inwestycja w relacje i zaufanie, które są fundamentem długotrwałego zaangażowania pracownika w firmę. Podczas preonboardingu kandydat doświadcza pierwszych interakcji z firmą, zyskuje wgląd w kulturę organizacyjną, wartości firmy oraz buduje poczucie przynależności jeszcze zanim podpisze umowę o pracę. W ramach tej strategii mogą mieć miejsce różnego rodzaju działania, takie jak zapoznanie pracownika z zespołem i menedżerem, prezentacje zwyczajów i zasad panujących w firmie, dostęp do materiałów szkoleniowych oraz pierwsze komunikacje z przyszłymi współpracownikami.
Dzięki preonboardingowi firmy redukują ryzyko, że pracownik w ostatniej chwili zdecyduje się na wycofanie się z podjęcia pracy, co chroni przed kosztami związanymi z kolejnymi procesami rekrutacji. Ponadto, skrócenie okresu adaptacji i zwiększenie lojalności pracowników przekładają się na wyższą efektywność, produktywność oraz pozytywny obraz firmy, co w dłuższej perspektywie przekłada się na zyski i stabilny rozwój przedsiębiorstwa. Dlatego preonboarding stanowi strategiczną inwestycję, która opłaca się z perspektywy długofalowego sukcesu firmy.
Dlaczego proces wdrożenia pracownika warto zacząć od preonboardingu?
Rozpoczęcie procesu wdrożenia pracownika od preonboardingu niesie za sobą szereg korzyści zarówno dla firmy, jak i dla nowych pracowników. Po pierwsze, jest to skrócenie okresu adaptacji, który jest kluczowy dla efektywności i produktywności nowego członka zespołu. Dzięki wcześniejszemu zapoznaniu się z kulturą organizacyjną oraz wartościami firmy, nowi pracownicy czują się pewniej i są lepiej przygotowani do nowych wyzwań, niż kandydaci, którzy w okresie po zakończeniu umowy z poprzednim pracodawcą a przed rozpoczęciem nowej pracy mogli liczyć tylko na siebie.
Po drugie, preonboarding znacząco zwiększa zaangażowanie pracowników. Właśnie te pierwsze interakcje z firmą tworzą pozytywne wrażenie, które przekłada się na zaangażowanie i lojalność pracownika. Dzieje się tak, ponieważ pracownicy czują się docenieni i zrozumiani od samego początku swojej przygody z nowym miejscem pracy.
Po trzecie, preboarding pomaga zmniejszyć ryzyko, że kandydat w ostatniej chwili się wycofa. Wyjątkowe doświadczenia podczas procesu preonboardingu sprawiają, że nowi pracownicy czują się docenieni i ważni dla organizacji, co zwiększa prawdopodobieństwo, że zostaną w niej na dłużej. Poprzez wstępne interakcje i zapoznanie z przyszłym miejscem pracy, pracownik ma realistyczne oczekiwania co do swojej roli. Poczucie pewności oraz poczucie przynależności do firmy, które są budowane podczas preonboardingu, sprawiają, że pracownik jest bardziej zmotywowany do kontynuowania zatrudnienia. Dzięki temu procesowi, pracownik już przed rozpoczęciem oficjalnej pracy jest bardziej zmotywowany i zorientowany na długość swojego zaangażowania w firmę, co redukuje ryzyko jego ewentualnego wycofania się w okresie oczekiwania na rozpoczęcie pierwszego dnia pracy.
Co uwzględnić w procesie pre-onboardingu nowego pracownika?
Przygotowanie efektywnego programu pre boardingu wymaga starannego planowania i identyfikacji kluczowych zadań oraz zasobów. Jest to niezwykle istotne, ponieważ jest to kluczowy moment w procesie przygotowania przyszłych pracowników. Poprzez dokładne zdefiniowanie celów i oczekiwań, firma może skoncentrować się na istotnych aspektach, które pomogą nowym pracownikom szybko zaadaptować się do środowiska pracy. Identyfikacja niezbędnych zasobów, takich jak informacje, zdania czy materiały szkoleniowe, jest kluczowa dla zapewnienia kompleksowego wsparcia i efektywnego przekazu wiedzy.
Dzięki starannemu planowaniu i dostarczeniu odpowiednich zasobów, firma może maksymalnie wykorzystać preonboarding jako narzędzie budujące zaufanie i zaangażowanie nowych pracowników już na samym początku ich drogi zawodowej w organizacji. Oto kroki, które warto uwzględnić w tym procesie:
Identyfikacja kluczowych zadań
Pierwszym krokiem jest zidentyfikowanie kluczowych zadań, które nowy pracownik będzie musiał wykonać w pracy w ciągu pierwszych tygodni. To pozwoli na skoncentrowanie się na najważniejszych aspektach i ułatwi pracownikowi szybsze osiągnięcie pełnej produktywności w trakcie wdrożenia.
Określenie klarownych celów i zadań umożliwia efektywne przekazanie niezbędnej wiedzy oraz umiejętności, skracając okres adaptacji. Dzięki temu pracownik może szybko poczuć się pewniej w nowym środowisku oraz lepiej zintegrować z zespołem, co przekłada się na wyższe zaangażowanie i satysfakcję z pracy.
Nawiązanie komunikacji z nowym pracownikiem
Nawiązanie komunikacji z nowymi pracownikami jeszcze przed pierwszym dniem pracy jest kluczowym elementem preonboardingu. Powitalne e-maile czy newslettery, krótkie rozmowy telefoniczne lub wideokonferencje pozwalają na przedstawienie się, podzielenie się podstawowymi informacjami o firmie oraz odpowiedzenie na ewentualne pytania pracownika. To stwarza atmosferę zaufania i gotowości do pomocy już od samego początku, co znacznie ułatwia start pracy. Nawiązanie komunikacji z nowym pracownikiem to pewny sposób na zbudowanie pozytywnego pierwszego wrażenia, które jest kluczowe dla początkowego zaangażowania i integracji pracownika w nowym środowisku pracy.
Dostęp do informacji i materiałów
Zapewnienie nowym pracownikom dostępu do niezbędnych informacji i materiałów jest kluczowe dla ich poczucia pewności i gotowości do pracy. Przewodniki firmy, regulaminy, a także materiały szkoleniowe powinny być dostępne online, w czytelnej formie. W ten sposób pracownicy mają możliwość zapoznania się z nimi przed rozpoczęciem pracy, co przyczynia się do skutecznego i znacznie szybszego wdrożenia.
Poznanie kultury organizacyjnej
Poznanie kultury organizacyjnej jeszcze przed rozpoczęciem pracy stanowi fundament długotrwałych relacji z nowymi pracownikami. Prezentacje wartości firmy oraz jej historii pozwalają nowym członkom zespołu zrozumieć głęboko zakorzenione idee, które kształtują firmę. Te działania nie tylko budują więź emocjonalną, ale również umożliwiają pracownikom identyfikowanie się z misją oraz celami organizacji, co jest kluczowe dla ich długotrwałego zaangażowania.
Szkolenia i rozwój
Oferowanie możliwości szkoleń i rozwoju już na etapie preonboardingu pozwala pracownikom poczuć wsparcie firmy w ich dążeniach do rozwoju zawodowego. Szkolenia online, kursy dostępne na platformach edukacyjnych oraz narzędzia do nauki nie tylko poszerzają wiedzę pracowników, ale także wzmacniają ich poczucie pewności siebie w nowym środowisku. To inwestycja, która zwraca się w postaci lepiej wykwalifikowanych i bardziej pewnych siebie pracowników.
Monitorowanie postępów
Śledzenie i ocenianie skuteczności programu preonboardingu jest kluczowe dla jego doskonalenia. Narzędzia do monitorowania, takie jak ankiety opinii, wskaźniki zaangażowania pracowników oraz ocena stopnia integracji nowych pracowników, pozwalają na ciągłe doskonalenie procesu. Metryki sukcesu, takie jak szybkość adaptacji, retencja pracowników czy ich pierwsze osiągnięcia w pracy, pozwalają na ocenę skuteczności preonboardingu i dostosowanie strategii do zmieniających się potrzeb firmy.
Wprowadzenie preonboardingu jako kluczowego elementu procesu rekrutacji i onboardingu przynosi liczne korzyści zarówno dla pracowników, jak i dla firmy. To nie tylko inwestycja w przyszłość zatrudnionych osób, ale także w rozwój organizacji. Skuteczny preonboarding buduje zaufanie, zaangażowanie i lojalność pracowników, co stanowi solidny fundament dla rozwoju firmy. Zachęcamy do wdrażania strategii preonboardingu jako integralnej części procesu przygotowania pracowników jeszcze przed ich pierwszym dniem pracy, aby zwiększyć sukces i zaangażowanie nowych członków zespołu.