Obserwacja produktywności pracy pracowników jest jednym z kluczowych elementów prowadzenia biznesu. Pracodawcom zależy na wysokiej produktywności, by optymalizować koszty i zwiększać jakość oferowanych produktów i usług. Pracownicy natomiast celują w zwiększanie swojej produktywności, by pokazać swój potencjał. Produktywność pracy jest to więc temat poruszany w kręgach biznesowych nieustannie. Co jednak oznacza ona w praktyce?
Czym jest produktywność?
Spotykana powszechnie definicja głosi, że produktywność to stosunek wytworzonej lub sprzedanej w danym czasie produkcji do wykorzystanych do niej zasobów. Rozumienie produktywności pracy w ten sposób jest już jednak nie do końca aktualne i może prowadzić do wyciągnięcia szkodliwych wniosków.
Produktywność pracy może być błędnie rozumiana jako konieczność maksymalizacji wielkości produkcji za wszelką cenę. Pragnienie zwiększenia produktywności pracowników może mieć dla wielu negatywny wydźwięk – kojarzyć się z nadgodzinami, przemęczeniem, presją i pracoholizmem. Niewielu postrzega wzrost produktywności pracy jako czynnik, który ma wyżej wymienionym problemom zapobiegać. Nowocześnie rozumiana produktywność, o którą powinny dbać firmy pragnące utrzymać się na szczycie to szukanie rozwiązań optymalizujących procesy przebiegające w firmie, przy racjonalnym wykorzystaniu zasobów. Głównym celem jest osiąganie więcej, robiąc mniej. Może być to rozumiane jako osiąganie lepszych wyników przy mniejszych nakładach pracy. Produktywność nie musi zależeć od ilości produktów pracy. Jej wzrost może opierać się na wzroście ich jakości.
Troska o jak największą produktywność ma więc na celu usprawnienie pracy pracownika, tak by mógł on osiągać lepsze wyniki w krótszym czasie bez wzrostu poziomu zmęczenia, kładąc szczególny nacisk na jakość wykonania zadań. Produktywny bowiem oznacza przynoszący jak najlepsze efekty i zyski przy jak najniższym wykorzystaniu surowców. Surowce te nie są jednak rozumiane jedynie jako surowce materialne. Surowcem jest także energia pracownika.
Produktywność a wydajność – co je różni?
By dobrze zrozumieć ideę produktywności pracy, a następnie móc zadbać o bycie bardziej produktywnym, należy potrafić rozróżniać często mylone pojęcia. Wzrost wydajności i produktywności pracy są jak najbardziej pożądane. Oba przynoszą skutki w postaci efektywniejszej pracy. Oba dobrze wpływają zarówno na pozycję i możliwości rozwoju firmy, jak i na satysfakcję pracownika i jego zaangażowanie.
Nie jest to jednak jedno i to samo pojęcie i nie powinno się używać ich zamiennie. Traktując o produktywności i wydajności pracy, mówimy o różnych zjawiskach, których podwyższenie wymaga różnych środków. Koniecznie zapoznaj się z prawidłową definicją wydajności pracy, o której pisaliśmy we wcześniejszym artykule, by móc połączyć korzyści z jednoczesnego wdrożenia strategii zwiększania zarówno wydajności, jak i produktywności pracy.
Co wpływa na produktywność pracy?
By odpowiedzieć na pytanie, jak zwiększyć produktywność pracowników, najpierw należy przeanalizować, co na nią wpływa.
Stanowisko pracy
Tym, co gwarantuje efektywną pracę, jest skupienie. Nie można jednak osiągnąć tego stanu, jeśli panujące wokół warunki wciąż nas rozpraszają. Hałas czy bałagan mogą sprawiać, że nasze myśli będą lawirować w zupełnie niezwiązanych z zadaniem obszarach. Dodatkowo niewielka lub chaotycznie ułożona przestrzeń może szybko męczyć i przytłaczać.
Motywacja
Bez odpowiedniej motywacji nikt nie uzna za sensowne wykonywania zadań ze specjalną dbałością o jakość. Jeśli pracownik nie ma określonego celu, do którego dąży, a do którego dane zadanie jest go w stanie przybliżyć, nie wykona go najlepiej jak potrafi. Co więcej, wykonanie zadania nie da mu satysfakcji i zniechęci do podjęcia się nowego.
Komunikacja
Produktywna praca jednego pracownika ściśle zależy od zaangażowania drugiego. Szczególnie w dużych firmach wielu pracowników łączy siły i umiejętności z różnych dziedzin, by wykonać poszczególne zadania. Bez dobrej pracy grupowej i jasnej komunikacji między pracownikami, przepływ informacji będzie utrudniony. Co więcej, mogą pojawić się konflikty, które są największymi wrogami produktywnej pracy.
Kultura firmy
Ciężko pragnąć wykonywać zadania dobrze i efektywnie, jeśli nie czuje się dobrze w miejscu pracy. Samopoczucie pracownika często zależy od kultury, jaka panuje w danej firmie. Pozornie może wydawać się, że jeśli pracownicy prześcigają się w wykonywaniu zadań i rywalizują ze sobą na każdym kroku, to produktywność pracy powinna wzrosnąć. Problem pojawia się jednak w dłuższym horyzoncie czasowym. Tak zwany “wyścig szczurów” prowadzi do szybkiego wypalenia zawodowego i utraty chęci do pracy. Drugim znaczącym czynnikiem jest również postawa przełożonych. Bez poczucia docenienia i bycia ważną częścią firmy, traci się chęci do pracy.
Jak zwiększyć produktywność pracowników?
Znając czynniki warunkujące produktywność pracy, warto zastanowić się, jak tej wiedzy użyć w praktyce. Dobra komunikacja czy motywacja nie pojawią się w zespole same z siebie. Przedstawiamy więc najlepsze sposoby, jak pobudzić produktywność pracowników.
Nagrody dla pracowników
Jednym z kluczowych czynników pozytywnie wpływających na produktywność pracowników jest poczucie docenienia. Pracownik powinien czuć przynależność do firmy. Gdy będzie czuł się częścią grupy, będzie pojmował sukces firmy również jako swój osobisty, więc będzie na niego aktywnie pracował. Jednym ze sposobów na zbudowanie więzi z pracownikami jest przygotowywanie prezentów dla nich. Dostawanie prezentów angażuje psychicznie i wyzwala pozytywną atmosferę, która sprzyja lepszej pracy.
Wyjścia integracyjne
Co jeszcze buduje przyjemną atmosferę? Dobre relacje między pracownikami! W trakcie ośmiu godzin w pełnym skupieniu często trudno jest nawiązać coś więcej niż zdawkową konwersację na obiektywny temat. Jednak, by móc dobrze komunikować się w pracy, co jest niezbędne do lepszej produktywności, trzeba znać i rozumieć siebie nawzajem. Najlepszą okazją do zacieśnienia więzi będzie spotkanie integracyjne. Co więcej, pokazując pracownikom, że firma dba również o to, jak odnajdują się w gronie współpracowników, podniesie to morale i zwiększy motywację.
Szkolenia dla pracowników
Z pomocą w podwyższaniu produktywności pracowników przychodzą szkolenia. Zdecydowanie warto zainwestować w szkolenia dedykowane bezpośrednio tematowi produktywności. Zalecane jest jednak poszerzanie kompetencji pracowników, które pośrednio wpływają na ich produktywność. Szkolenia w obszarze efektywniejszej komunikacji czy lepszego zarządzania własnym czasem na pewno przydadzą się pracownikom. Co więcej, możliwość rozwoju i zdobywania nowych umiejętności jest wymieniana przez pracowników jako czynnik zwiększający ich motywację do pracy.
Szkolenia dla kadry zarządzającej
Poziom kompetencji pracowników wyższych szczeblem widocznie odbija się na pracy wszystkich w firmie. Fakt czy umieją dobrze organizować i rozdzielać pracę zespołu, a następnie koordynować ją, często przesądza o poziomie sukcesu, jaki projekt osiągnie. Ważne jest jednak również dbanie o rozwój ich umiejętności interpersonalnych. Mając pod sobą szereg pracowników, muszą bowiem być w stanie rozpoznać cechy każdego z nich i odpowiednio dobrać swój styl zarządzania.
Jak obliczyć produktywność pracowników?
Sposób pomiaru produktywności pracowników zależy od obszaru, w jakim przedsiębiorstwo operuje. Podstawowym wzorem jest iloraz efektów pracy do nakładów pracy. Zastanawiając się, jak obliczyć produktywność pracowników, należy zwrócić uwagę na pewien szczegół. Najważniejsze jest prawidłowe ujęcie nakładów pracy, które tutaj rozumiane są nie jako godziny pracy, a faktycznie czas spędzony na wykonywaniu zadań przyczyniających się do danego sukcesu. Najbardziej pożądany jest wzrost efektów pracy przy jednoczesnym spadku nakładów. Porównując pomiary w określonym czasie, można ocenić panującą w firmie tendencję i na jej podstawie budować strategie biznesowe.
Jak być bardziej produktywnym?
Pracownikom również zależy na wykazywaniu się większą produktywnością. Przedstawiamy kilka zasad, uczących jak być bardziej produktywnym.
Twórz listy zadań
Na koniec każdego dnia twórz listę zadań na dzień następny. Dzięki liście nie zapomnisz o żadnym ważnym zadaniu. Dodatkowo, widząc zwięźle wypisane punkty, nastawisz się na kolejny dzień i skupisz się na tym, co najważniejsze. Nie zawieraj na liście zbyt wielu pozycji. Im mniej zadań na liście, tym więcej czasu będziesz mógł każdemu poświęcić i zadbać o jakość jego wykonania.
Priorytetyzuj
Zbyt duża liczba obowiązków do spełnienia naraz przytłoczy i sprawi, że myśli będą biegać od jednego do drugiego, wskutek czego nie poświęcisz się realizacji żadnego z nich precyzyjnie. Ustal, które zadania wymagają natychmiastowej uwagi, a które mogą poczekać. Multitasking zadaniami, które wymagają odpowiedzialności, nie jest wskazany.
Zostawiaj zapas czasu
Pamiętaj, by planując kolejne zadania do wykonania nie zapełnić całego czasu pracy. Zostaw rezerwę na niespodziewane zdarzenia. Dzięki temu zaplanowane zadania będziesz mógł wykonać starannie i zgodnie z planem, bo nie będziesz musiał zmniejszać czasu na nie poświęconego, gdy takowe się pojawią.
Technika Pomodoro
Ustal czas, jaki dedykujesz sobie na wykonanie danego zadania. Ustaw timer na 25 minut. Dzięki temu, że ten okres jest krótki, będziesz wtedy całkowicie skupiony na zadaniu, które wykonujesz. Gdy 25 minut upłynie, zrób sobie 5-minutową przerwę. Po 4 cyklach zrób 30 minut przerwy, by oczyścić umysł. Widząc upływający czas, będziesz bardziej zmotywowany i będziesz mógł lepiej zaplanować wykonanie poszczególnych elementów zadania. Jeśli nie dasz rady wykonać zadania w planowanym czasie, wróć do niego za chwilę i daj sobie szansę na zyskanie nowej perspektywy.
Automotywacja
Po każdym wykonaniu zadania nagradzaj się – kubkiem kawy, gryzem ciasta, czymkolwiek, co daje Ci przyjemność. Jeśli system nagrody Cię nie motywuje, spróbuj wcześniej ustalić swoje cele. Celem może być samo wykonanie wszystkich zadań z listy lub coś długoterminowego jak dostanie awansu. Wtedy będziesz mieć świadomość, że jak najlepsze wykonanie każdego zadania przybliża Cię do celu i będziesz mieć motywację, by zaangażować się w nie w pełni.
Celem każdego przedsiębiorcy jest zwiększenie produktywności. Oznacza to wyższy wynik, ale również bardziej satysfakcjonujące dni w pracy dla pracowników. Zbadaj produktywność pracy w swojej firmie i przeanalizuj, jakie obszary można jeszcze dopracować. Następnie, poszukaj pomysłów na świadczenia dla pracowników, które pobudzą ich zaangażowanie i kreatywność, przez co przyczynią się do wzrostu produktywności. Propozycje znajdziesz na stronie Exp-pro, która oferuje odpowiedzi na największe wyzwania światu biznesu.