W obliczu rozmaitych problemów lub chorób zdarza nam się odchodzić z pracy na długotrwały urlop. Powrót pracownika po urlopie rodzicielskim może być dość skomplikowany dla obu stron – zarówno organizacji, jak i osoby, która powraca do swoich obowiązków. Brak stałego kontaktu ze środowiskiem zawodowym z pewnością jest trudny. Zwłaszcza, gdy branża, w której pracujemy jest bardzo dynamiczna i zmienna. Jako że w ostatnich czasach kładzie się coraz większy nacisk na docenianie długoletnich, lojalnych pracowników, którzy rozwijają się wraz z organizacją, istotną kwestią stał się reboarding. Nazwa ta określa ponowne wdrożenie pracownika wracającego do firmy po długiej nieobecności. Czym zatem jest reboarding i jak go poprawnie przeprowadzić? Odpowiedź na to i inne pytania związane z reboardingiem znajdziecie w artykule poniżej.
Czym jest reboarding?
Reboarding to termin pochodzący z angielskiego, od słowa re-onboarding, które w najprostszym tłumaczeniu oznacza ponowne wprowadzenie do organizacji pracownika, który już wcześniej był zatrudniony. Proces ten polega na efektywnym wdrożeniu osoby do środowiska firmowego, co umożliwi komfortową pracę i szybki powrót do obowiązków. Reboarding skupia się zatem nie na tłumaczeniu wszelkich szczegółów od samych podstaw, a na wytłumaczeniu pracownikowi zmian, które zaszły w organizacji podczas jego nieobecności. Taki proces pozwoli osobie powracającej po długiej nieobecności na poczucie się potrzebnym w firmie, co jest niezwykle ważnym elementem motywacji w pracy. Proces reboardingu zapewnia powrót do wykonywania obowiązków na swoim stanowisku w najlepszy możliwy sposób – z jasno wyznaczonymi celami, dobrą organizacją i rozwianiem wszelkich wątpliwości. Co ważne, reboarding zazwyczaj dotyczy większej liczby osób, ale to wszystko jest oczywiście zależne od kontekstu – czym była spowodowana nieobecność, czy zajmowane stanowisko ewoluowało w międzyczasie.
Kiedy mamy do czynienia z reboardingiem?
Pracownikom zdarza się odchodzić na dłuższy urlop z rozmaitych przyczyn. Czasami jest to powodowane sytuacją zdrowotną, a w innych przypadkach odejściem na urlop macierzyński bądź wychowawczy. Wszystkie te sytuacje powodują zmianę organizacji pracy: firma musi znaleźć kogoś na zastępstwo lub przekazać obowiązki pracownika innej osobie w danym dziale. Powrót pracownika z urlopu wychowawczego, który może trwać nawet do 36 miesięcy, jest dość dużym wyzwaniem dla organizacji. W ciągu 3 lat firma może bowiem doświadczyć wielu zmian – od zmiany siedziby czy zarządu, przez pojawienie się nowych obowiązków, aż po modyfikację zespołu. Wtedy właśnie potrzebne jest przeprowadzenie reboardingu, aby ponownie wdrożyć dawnego pracownika do aktualnej struktury firmy. Z reboardingiem mamy też do czynienia przy powrocie pracownika po długotrwałej chorobie. To oczywiste, że nie zawsze mamy wpływ na swoje kwestie zdrowotne, więc to bardzo istotne, aby pracownik nie odczuł z tego powodu żadnych przykrych konsekwencji.
Warto też wspomnieć, że powrót pracownika po urlopie macierzyńskim jest prawdopodobnie najczęstszą przyczyną reboardingu. To dość naturalna kolej rzeczy w procesie ludzkiego życia, że przychodzi moment na założenie rodziny. Dlatego też to bardzo ważne, aby każda firma była przygotowana na takie sytuacje i dołożyła wszelkich starań, aby proces reboardingu w takich przypadkach był przeprowadzany jak najbardziej komfortowo, i oczywiście wydajnie, dla obu stron.
Kolejnym istotnym powodem do przeprowadzenia reboardingu dla większej ilości osób, jest relokacja. Taka sytuacja zdarza się, kiedy firma otwiera nową siedzibę lub biuro w innym mieście i wysyła tam swoich zaufanych pracowników. Zakres ich obowiązków, a także specyfika pracy mogą wtedy ulec zmianie, dlatego przeprowadza się wtedy specjalnie zaplanowany reboarding.
Co ciekawe, po długim czasie pandemii, wielu pracowników musiało w końcu zakończyć tryb pracy zdalnej i wrócić do pracy w biurze. Taka zmiana również może wymagać reboardingu, gdyż organizacja pracy stacjonarnej zazwyczaj różni się w wielu aspektach. Ważną kwestią będzie zatem ustalenie nowych reguł wspólnej pracy, a także wymiany doświadczeń między zespołami w danej firmie – zwłaszcza w takiej, która zatrudnia sporo osób.
Czym różni się reboarding od onboardingu?
Chociaż wyjaśniliśmy już pojęcie re-onboardingu, w skrócie nazywanego reboardingiem, istotne jest zaznaczenie kilku kwestii, które odróżniają ten proces od klasycznego onboardingu.
Onboarding skupia się na wytłumaczeniu nowemu pracownikowi wszelkich kwestii związanych z organizacją. Osoba poznaje wtedy wszystkie działy firmy i ich członków, a także zyskuje wiedzę na temat ich współpracy. Nowy pracownik podczas onboardingu uczy się też kwestii związanych ze swoim stanowiskiem – dowiaduje się na temat sposobu wykonywania obowiązków, raportowania ich do przełożonego, utrzymywania kontaktu z potencjalnymi klientami etc. Reboarding natomiast skupia się na wytłumaczeniu powracającemu pracownikowi zmian, które zaszły w firmie podczas jego nieobecności. Dzięki temu organizacja może zaoszczędzić mnóstwo czasu i efektywnie wprowadzić osobę do aktualnej struktury. Ponowne wdrożenie musi jednak być bardziej dopasowane do indywidualnych potrzeb powracającego pracownika. Trzeba wziąć pod uwagę okoliczności, w których odchodził na urlop i jego aktualną wiedzę. To indywidualne podejście jest właśnie największą różnicą między onboardingiem a reboardingiem.
Oba te procesy łączy za to możliwość wykorzystania modelu 4C, który składa się z czterech etapów:
- compliance, czyli wyjaśnienie wszystkich kwestii formalnych z zatrudnionym,
- clarification, czyli zrozumienie swoich dawnych obowiązków i uaktualnienie ich do teraźniejszych warunków, przypomnienie celów danego stanowiska,
- culture, czyli przypomnienie zatrudnionej osobie o wartościach istotnych dla firmy, jej strukturze, ew. zapoznaniu z nowymi pracownikami,
- connections, czyli odbudowa relacji ze współpracownikami w firmie.
Zwrócenie uwagi na te wszystkie kwestie pomoże efektywnie i szybko wprowadzić do firmy zarówno nowego pracownika, jak i tego powracającego do pracy po długiej chorobie czy urlopie bezpłatnym. Prawidłowe przeprowadzenie tychże procesów pozwoli pracownikowi poczuć większe przywiązanie do firmy, co z pewnością przełoży się na osiągane przez niego wyniki w pracy. Dbałość o ciepłe powitanie danej osoby w miejscu pracy pozwoli też na nawiązanie bądź odświeżenie, dobrych relacji ze współpracownikami, co będzie miało bezpośredni wpływ na komunikację w zespole. To jest z kolei fundament dobrej atmosfery w miejscu pracy, która jest bardzo potrzebna w efektywnym wykonywaniu swoich obowiązków i, chociażby, realizacji celów sprzedażowych.
Jak zaplanować proces reboardingu i co w nim uwzględnić?
Jeśli firmę czekają takie zmiany, jak powrót pracownika po urlopie bezpłatnym, warto odpowiednio się przygotować na tę okoliczność. Im lepiej zorganizowany będzie proces reboardingu, tym większą korzyść przyniesie to całej organizacji. To oczywiste, że warto dbać o pracowników, zwłaszcza tych długoletnich, których wiedza i umiejętności przez lata były istotne dla funkcjonowania firmy.
Na początku warto zastanowić się nad kontekstem odejścia pracownika na urlop i porównać jego ówczesne zadania z tymi, których będziemy od niego oczekiwać w nadchodzącym czasie. Z pewnością pomogą w tym jasno określone cele i potrzeby, które powinny zostać zaspokojone. Z tak przygotowanym fundamentem można przejść do kolejnego kroku, którym będzie podzielenie procesu na konkretne segmenty. Niektórzy preferują rozpoczęcie reboardingu od wprowadzenia pracownika do nowego zespołu. W takim przypadku świetnym pomysłem może być zorganizowanie ciekawego eventu dla całego teamu, który ponownie zintegruje zespół. Dobrą rozrywką, która poprawi relacje między pracownikami, może być wspólna wycieczka OFF ROAD bądź wyjazd integracyjny na strzelnicę. Możliwości jest mnóstwo, a najważniejszy jest po prostu czas spędzony razem w miłej atmosferze. Takie rozwiązanie pozwoli na wykreowanie pozytywnych skojarzeń z firmą, co z pewnością zachęci pracowników do dbałości o swoje obowiązki i osiąganie wyznaczonych celów.
Kolejnym krokiem może być wyznaczenie powracającemu pracownikowi osoby wspierającej, której zadaniem będzie systematyczne rozwiewanie wszelkich wątpliwości i odpowiadanie na pytania. Jest to dość nowa metoda pracy, jednak wysoce skuteczna – posiadanie tzw. “buddy’ego” podczas reboardingu znacznie podnosi jakość i efektywność całego procesu.
Niektóre firmy stawiają z kolei na możliwie jak największą automatyzację reboardingu. Wtedy decydują się na stworzenie gotowych materiałów do przeprowadzenia procesu we własnym tempie. Jednym z pomysłów może być zbudowanie wirtualnej bazy wiedzy, w której pracownik znajdzie pliki z wszelkimi potrzebnymi instrukcjami. W takich plikach można umieścić wszystkie procedury, wytłumaczenie wartości firmy, dane do logowania do rozmaitych paneli i tym podobne. Chociaż stworzenie takiej bazy wiedzy może zająć sporo czasu, z pewnością będzie opłacalne w perspektywie czasu – z takiego dokumentu przez lata będą mogli korzystać zarówno pracownicy podczas onboardingu bądź reboardingu, jak i stali pracownicy, którzy będą chcieli przypomnieć sobie poszczególne kwestie.
Niezależnie od tego, jak zaplanujecie proces wdrażania pracownika do firmy, najważniejsza będzie uważność na potrzeby każdej ze stron. To bowiem ona zapewni dobrą komunikację, która następnie przełoży się na udaną współpracę. Dobrze poprowadzony reboarding będzie świetną okazją, aby nawiązać pozytywną relację z pracownikiem i wyznaczyć ramy inspirującej, biznesowej więzi. Dzięki temu prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu znacznie wzrośnie, a cele firmy staną się osobistymi celami zawodowymi każdej zatrudnionej osoby.