• Anna Pieczara

Zarządzanie zespołem. Jak zarządzać zespołem skutecznie i efektywnie?

Pracownicy tworzący zespół potrzebują lidera, przewodniczącego, który będzie inspirował ich do działania i jednocześnie sprawował kontrolę nad wykonywaną pracą. Odpowiednio kierowani, będą mogli uzewnętrznić swój potencjał, by realizować cele — zarówno swoje, jak i całej organizacji. Z tego powodu efektywne i skuteczne zarządzanie zespołem to jedna z najważniejszych umiejętności dobrego kierownika. Dowiedz się, jak powinieneś zarządzać zespołem, aby uzyskać zamierzone efekty.

Czym jest zarządzanie zespołem?

Zanim przejdziemy do tego, jak zarządzać zespołem, warto zastanowić się nad istotą zarządzania. W literaturze przedmiotu pojęcie to jest różnorodnie interpretowane, co sprawia, że każda definicja może akcentować inny aspekt. Twórcą najczęściej cytowanej jest R. W. Griffin, który uważa, że zarządzanie stanowi zestaw działań skierowanych na zasoby przedsiębiorstwa, wykonywanych w celu osiągnięcia zamierzonych efektów w sposób sprawny i skuteczny. Zarządzanie obejmuje planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolę. W kierowaniu zawiera się motywowanie, chociaż niektórzy uczeni motywację utożsamiają też z przewodzeniem i wyróżniają jako osobną funkcję zarządzania.

Z kolei  M. Bielski uznaje podmiotową rolę człowieka, postrzegając zarządzanie jako umiejętność formułowania celów i wyznaczania możliwych sposobów ich osiągnięcia. Zarządzający osiągają cele poprzez organizowanie i kierowanie pracą innych. Podobne zdanie wyrażają G.R Terry – mówiąc, że istotą zarządzania jest realizacja planów poprzez wysiłek innych ludzi – oraz W.V. Owen, twierdząc, że kierowanie to sztuka pracowania poprzez innych ludzi.

W kontekście niniejszego artykułu, warto zwrócić uwagę, że definicja zaprezentowana przez R.W. Griffina już sama w sobie zwraca uwagę na skuteczność. Zatem, jak zarządzać zespołem, aby dodatkowo działania okazywały się skuteczne?

Jak zarządzać zespołem?

Aby zarządzanie zespołami przynosiło zamierzone efekty, nie wystarczy samo wydawanie poleceń czy intuicyjne rozdzielanie zasobów. Autor i współautor kilku pozycji m.in. z zakresu zarządzania, K. Zimniewicz jest zdania, że możliwość oddziaływania na pracowników istnieje tylko wtedy, gdy kierujący dysponuje władzą. Władza ta powinna opierać się na autorytecie formalnym i osobistym. Formalny najczęściej pochodzi z awansu, nominacji lub wyboru. Warto, aby jego dopełnienie stanowił autorytet osobisty, tworzony na podstawie wiedzy, kwalifikacji, doświadczenia oraz cech charakteru i pożądanych w roli kierownika postaw. Wypadkową autorytetu formalnego i osobistego, jest autorytet rzeczywisty. To pełny stosunek, jaki mają do zarządzającego zarówno pracownicy, jak i współpracownicy.

Kierowanie zespołem powinno odbywać się w przemyślany sposób ze szczególnym zorientowaniem na pracowników i ich potrzeby. Z tego powodu powinno opierać się na uczciwości, poszanowaniu praw człowieka oraz poczuciu odpowiedzialności za podejmowane decyzje i ich rezultaty w przyszłości. Każdy przełożony powinien dążyć do tego, by wyznaczać cele i odpowiednio dobierać środki, które doprowadzą do ich spełnienia. Niezwykle ważne jest także, aby podejmowane działania przynosiły rzeczywiste wyniki i dawały satysfakcję. Mowa tu oczywiście o tym, by zarządzać skutecznie i efektywnie. Warto dodać, że kierowanie zespołem pracowniczym jest łatwiejsze, kiedy wybierze się właściwą metodę zarządzania.

Metody zarządzania zespołem

Metody zarządzania zespołem pracowników mogą różnić się od siebie pod wieloma względami. Wybór strategii powinien zależeć od indywidualnych preferencji zarządzającego, potrzeb danej firmy oraz pracowników. Przykładowo, zarządzanie zespołem wielokulturowym może wyglądać inaczej niż zarządzanie zespołem zdalnym, a różnice te podyktowane są specyfiką pracy poszczególnych grup.

Sposoby zarządzania zespołem można oprzeć na jednej z metod zaproponowanych przez znanego psychologa D. Golemana, który wyróżnił:

  1. styl demokratyczny – zarządzający liczy się ze zdaniem swoich podwładnych. Każdy z nich swobodnie może wyrazić swoją opinię, a wszelkie decyzje poparte są wspólnymi rozmowami,

  2. styl afiliacyjny – opiera się na wzajemnym zrozumieniu i budowaniu systemu efektywnej komunikacji. Manager wspiera zespół, docenia i nagradza proaktywność, a także udziela feedbacku.

  3. styl wizjonerski – zadaniem kierownika jest precyzyjne określenie celów zespołu,  które będą integralnym elementem misji organizacji. Kierownik dopinguje i mobilizuje zespół, wyznaczając kierunek działania, jednak nie daje gotowych rozwiązań. Pracownicy mają szerokie pole do działania. Taka metoda jest bardzo pożądana, ponieważ uważa się ją za jedną z najbardziej efektywnych.

  4. styl trenerski – polega na przydzielaniu zadań oraz wsparciu i motywacji w ich wykonywaniu. Oprócz tego, kierownik przyjmujący styl trenerski pozwala na samorealizację,

  5. styl nakazowy – cechami charakterystycznymi dla tego stylu jest poczucie władzy, która polega na tym, że kierowanie zespołem ludzi opiera się na kontroli i realizacji poleceń odpowiadających wizji przełożonego. Zarządzanie jest pozbawione kreatywności czy wzajemnych konsultacji, wszystko musi być zgodne z wymaganiami kierownika,

  6. styl procesowy – w tym przypadku kierownik pełni rolę nauczyciela, który pokazuje sposób i udostępnia środki, by osiągnąć zamierzony cel.  Zarządzanie opiera się na ściśle określonych poleceniach i standardach. Pracownicy powinni darzyć takiego kierownika zaufaniem i autorytetem, aby chętnie szli za jego przykładem.

Najczęstsze problemy w zarządzaniu zespołem

Zarządzanie zespołem, niezależnie od jego wielkości czy specyfiki branży, w jakiej pracujesz, może stanowić prawdziwe wyzwanie. Kluczowe w działaniu jest, aby umiejętnie komunikować się z podwładnymi, jasno stawiać wymagania, a także wspierać zespół nie tylko w trudnych momentach. A kiedy już dojdzie do sytuacji kryzysowej, nie należy też zapominać o właściwym postępowaniu w kryzysie. Pamiętaj, że problemy w zarządzaniu zespołem mogą pojawić się z różnych powodów. Czasem braki kompetencyjne w którymś z wymienionych obszarów mogą zaważyć o klęsce ważnego projektu, pogorszeniu atmosfery, a nawet odejściu pracownika. Można powiedzieć, że nieumiejętne zarządzanie zespołem pracowników wpływa na wszystko. Od spadku wyników przez rotację pracowników i zwiększonych kosztów wdrażania nowych osób, po niemierzalne elementy, jakie jak wspomniana atmosfera, czyli klimat i kulturę organizacyjną, a nierzadko też opinie o firmie.

Wśród najczęstszych problemów w zarządzaniu warto wymienić także brak zaufania do pracowników, brak wsparcia z poziomu firmy, konflikty czy brak umiejętności motywowania. Problem może leżeć także w niekompetentnych pracownikach, lub co gorsza — w nieodpowiednim kierowniku. Jeśli zostaje nim ktoś przypadkowy, kto nie ma odpowiednich umiejętności i kwalifikacji, problem może być nieunikniony. Wszystko to może spowodować dezorganizację pracy całego zespołu i spadek motywacji pracowników.

Jeśli wydaje Ci się, że w Twoim zespole brakuje motywacji, bo dotychczas stosowane narzędzia zawodzą, zdaj się na doświadczenie profesjonalistów. W naszej grupie exp-rewards czeka na Ciebie grono ludzi, którzy sprawią, że Twój zespół stanie się bardziej zaangażowany w pracę i zyska nową energię do działania. Możesz zacząć nagradzać emocjami, niezależnie od tego, jak duży jest Twój zespół czy w jakiej formie pracujecie.

Zarządzanie zespołami pracowników

Jak skutecznie kierować zespołem? Odpowiedź na to pytanie może być różna i nie zawsze jednoznaczna. Kierownik powinien zarządzać w oparciu o potrzeby organizacji i pracowników. To główne kryterium, jednak decyzja zależna jest od wielu innych czynników. Warto zwrócić uwagę, że zarządzanie pracą zespołu powinno być również dopasowane do wielkości lub charakteru. Z tego powodu można mówić o zarządzaniu zespołem zdalnym, wielokulturowym czy też małym. W każdym z tych przypadków zarządzający powinien wziąć pod uwagę nieco inne aspekty. Umiejętność zarządzania zespołem w oparciu o typ grupy, jest tutaj ważną kompetencją.

Zarządzanie zespołem zdalnym

Zdalne zarządzanie zespołem, którego członkowie nie przebywają w jednym miejscu lub w ogóle się nie widują, nie należy do najłatwiejszych. Tak samo jest w sytuacji, kiedy kierownik pracuje poza miejscem pracy. W tym przypadku należy zwrócić szczególną uwagę na kilka aspektów, w tym:

  1. konkretne zdefiniowanie celów zespołu,

  2. wykorzystywanie nowych technologii w celu komunikacji i określenie jej zasad,

  3. motywowanie pracowników (np. poprzez grywalizację).

Warto też organizować cykliczne spotkania w firmie lub innym miejscu, których celem będzie integracja zespołu. Innym rozwiązaniem, które warto rozważyć są specjalne programy lub platformy w smartfonach, tabletach czy laptopach, które usprawnią komunikację oraz umożliwią wykonanie powierzonych zadań. To metody, które zdecydowanie zwiększają efektywność wykonywanej pracy i mimo braku bezpośredniego kontaktu, będą podtrzymywały relacje. Ważne jest także, by dobrze wykonane zadanie nagradzać.

Zarządzanie zespołem wielokulturowym

Wielokulturowości w zarządzaniu zaczęto ze szczególną uwagą przyglądać się od  początku lat dziewięćdziesiątych. Wtedy wzrost migracji ludności, zwłaszcza pracowników między państwami, stał się bardziej widoczny. Właściwie zarządzanie zespołem wielokulturowym, powinno być oparte m.in. o: 

  1. różnice kulturowe i religijne – zarządzający powinien mieć na uwadze, że pracownik będący obcokrajowcem zostawia swoich bliskich daleko od swojego aktualnego miejsca pobytu. Zdarza się, że takie osoby mogą czuć się zagubione. Dobry kierownik powinien wspomóc takiego pracownika, integrując go z zespołem i zapoznając z nowymi warunkami,

  2. komunikacji – w wielokulturowym zespole mogą pojawić się trudności w komunikacji, które nie zawsze będą spowodowane barierą językową. Zarządzający zespołem musi być tego świadomy, by skutecznie zapobiegać ewentualnym konfliktom, a przede wszystkim dać pozostałym członkom grupy czas, na wypracowanie porozumienia,

  3. motywacja do pracy – motywowanie pracowników w zespole wielokulturowym nie należy do najprostszych zadań. W każdym bowiem państwie motywacja może oznaczać coś innego. Przykładowo w Indiach istnieje coś takiego jak kult pracy. Tamtejsi pracownicy bardzo szanują swoje zajęcie, a wyznawane wartości sprawiają, że dodatkowa motywacja nie jest im w żaden sposób niezbędna. Dobry kierownik powinien dostosować narzędzia motywacyjne do kultury każdego pracownika lub znaleźć rozwiązanie, które będzie odpowiadało wszystkim. Z tego powodu konieczne jest rozmawianie i poznawanie potrzeb pracowników.

Zarządzanie małym zespołem

Małe zespoły mają pewne cechy, które kierownik może wykorzystać zarówno na korzyść firmy, pracowników, jak i swoją. Przykładem jest płaska struktura i komunikacja, która najczęściej opiera się na bezpośrednim kontakcie. Dzięki temu łatwiej jest zadbać o bieżący przepływ informacji na linii kierownik – pracownik oraz pomiędzy poszczególnymi pracownikami. Pozwoli to szybciej realizować zadania i uniknąć czekania na feedback, jak to bywa w dużych zespołach.

Oprócz tego, zarządzanie małym zespołem sprawia, że kierownikowi łatwiej jest wygospodarować czas dla każdego pracownika. Dla wielu z nich to bardzo ważne, ponieważ bliska współpraca z szefem sprawia, że mogą się od niego wiele nauczyć. Co ważne, mały zespół, który ze sobą przebywa szybciej się integruje, co może być fundamentem długotrwałych relacji.

Efektywne zarządzanie zespołem

Efektywność w zarządzaniu zespołem skupia się wokół pożądanych wyników. Efektywny pracownik zespołu uzyskuje najlepsze rezultaty poprzez podjęcie przez siebie właściwych działań. Jeśli jako kierownik, chcesz zarządzać grupą w sposób, który przyniesie pożądane rezultaty, stosuj ustalone procedury i analizuj wskaźniki — ułatwi Ci to pracę z kilku powodów. Określony standard przede wszystkim pozwala regulować zachowania pracowników i procesy, zapewnia koordynację zadań oraz poprawia jakość pracy. To wszystko z kolei przekłada się na efektywne zarządzanie zespołem. 

Uwzględnij również przedstawione wcześniej metody zarządzania zespołem i wybierz tę, która Twoim zdaniem będzie najlepiej odzwierciedlała potrzeby Twoje i całego zespołu. Nie zapominaj, że specyfika zespołu jest tutaj kluczowa. Warto dodać, że już sama wizja zarządzania zespołem pomoże Ci dobrać odpowiednie środki.

#kierowaniezespołem #zarządzaniezespołempracowników #kierowaniezespołemludzkim #kierowaniezespołempracowniczym #zarządzaniezespołempracowniczym #zarządzaniezdalnymzespołem #jakdobrzezarządzaćzespołem #skutecznezarządzaniezespołem #sposobyzarządzaniazespołem #zarządzaniezespołami #zarządzaniemałymzespołem #jakskuteczniezarządzaćzespołem #efektywnezarządzaniezespołem #wizjazarządzaniazespołem #metodyzarządzaniazespołem #zarządzaniezespołem #skutecznekierowaniezespołem #jakzarządzaćzespołem #zdalnezarządzaniezespołem #zarządzaniezespołemwielokulturowym #zarządzaniepracązespołu